ワークフロー管理者編(1)業務に合わせて申請フォームをつくってみよう

この記事は、ワークフローの運用管理者の方向けです。

ワークフローでは、サイボウズが用意しているテンプレートを変更したり、一から作成したりすることで業務に合わせた申請フォームを作れます。
今回の記事では申請フォームを作成するための基本的なポイントをご紹介します。

申請フォームの作り方をマスターして、社内の申請業務をスムーズに電子化してみませんか？

項目と申請経路とは？

はじめに、申請フォームを構成する項目と申請経路についてご紹介します。
項目と申請経路についてイメージしやすいように、紙の申請書と実際の申請フォームの設定画面を対応させると、下記のようになります。
項目は紙の申請書の必要事項を記入する欄に、申請経路は承認者・決裁者が押印をする欄にあたります。

業務に合わせた申請フォームを作ってみよう

ではここから、申請フォームの作成方法をご紹介します。
申請フォームの作り方は大きく分けて2つあります。 1つは「申請フォームのテンプレートを変更する方法」、もう1つは「一から申請フォームを作成する方法」です。

自分が作りたい申請フォームと近い形のテンプレートがある場合は、テンプレートを変更することで時間をかけずに、申請フォームを作成できます。
近い形のテンプレートがない場合は、一から申請フォームを作成しましょう。ただ一から作成する場合でも、難しい作業はないのでご安心ください。

1.テンプレートを変更する

まずは、「申請フォームのテンプレートを変更する方法」をご紹介します。

サイボウズ Officeのワークフローでは、13種類のテンプレートをご用意しています。
実はワークフローを活用するユーザー様の多くは、このテンプレートをアレンジした申請フォームを利用しています。

テンプレートを変更するためには、運用管理画面から[申請フォームの設定] を選択し、自分が変更したい申請フォームの右側の[変更する]をクリックします。

ここまでできたら項目と申請経路を設定していきましょう。

ご利用中のサイボウズ Officeにテンプレートが入っていない場合は、下記の手順でサイボウズ Officeにテンプレートのデータを取り込みましょう。

【設定方法】

1.下記のページよりテンプレートをダウンロードします

🔗FAQ：ワークフローの申請フォームのテンプレートが欲しいです。

2.ダウンロードしたらzipファイルを解凍します

3.申請フォームの設定画面の下にある[CSVファイルから読み込む]をクリックします

4.ダウンロードしたファイルの中から必要なテンプレートを選択します

5.[読み込む]をクリックします

🔗マニュアル：CSVファイルから読み込む

2.一から申請フォームを作成する

続いて「一から申請フォームを作成する方法」をご紹介します。

一から作成するには、まずテンプレートを変更するときと同じように、運用管理画面から[申請フォームの設定] を選択します。その後、フォームの一覧画面で[追加する]をクリックし、フォーム名や説明といった基本情報を入力します。

項目と申請経路を設定してみよう

申請フォームの変更・作成の準備ができたら、項目と申請経路の設定をしていきましょう。
項目と申請経路の設定は、申請フォームの変更画面から行います。

1.項目を設定する

新しい項目の追加や今ある項目の変更・削除は、項目一覧から行います。

項目を追加する際のポイントは入力タイプの選択です。記入内容にあった入力タイプを選ぶことで、申請時のフォーム入力がスムーズになります。

文字列
(1行)

氏名など短い文章の入力に適した項目です。

文字列(複数行)

連絡事項や備考など長い文章の入力に適した項目です。

数値	値段や個数など数値の入力に適した項目です。前後に単位を設定できます。

日付	購入日や利用日などの日付入力に適した項目です。

チェックボックス

申請条件の確認などフォーム内でチェック項目を設定するときに適した項目です。

ラジオボタン

複数の項目から1つだけ選択させたいときに適した項目です。

メニュー	選択肢をドロップダウンリスト形式で表示できます。選択肢が多いときに適した項目です。

ファイル添付

領収書などのファイルを添付することができます。

自動計算	単価×数量など「数値」項目を自動で計算し入力します。

路線連携ナビ

経路や運賃を取り込むことができます。交通費の申請をするときに適した項目です。

ラベル	配置することで、関連性がある複数の項目を整理できます。

区切り線	項目と項目の間に線を入れます。申請内容を入力・確認するときに見やすくなります。

空行	項目と項目の間に空白を入れます。申請内容を入力・確認するときに見やすくなります。

必要な項目の設定がすべて完了したら、[順番変更する]を活用して申請フォームを調整しましょう。項目の入力順序を紙の申請書のときと同じにすれば、ワークフローに移行してもユーザーは迷わず申請を行えます。

また、[プレビューを見る]をクリックすれば、実際の入力時の画面を確認できます。調整と確認を繰り返しながら、使いやすい申請フォームに近づけていきましょう。

実は、この他にも使いやすい申請フォームを作るためのポイントがまだまだあります。
「使いやすい申請フォームの作り方をさらに詳しく知りたい！」という方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。

2.申請経路を設定する

項目の設定が完了したら、続いて申請経路の設定をしていきましょう。申請経路は承認経路と決裁経路、確認経路の3つに分かれています。

たとえば、紙の申請書の経路が下記のような場合は、紙の申請書で承認をしていた「リーダー」と「課長」を承認経路に、最終的な決裁をしていた「部長」を決裁経路に設定します。また、申請者自身や決裁後に申請の確認を行なっていた「給与担当」などを確認経路に設定をしておくことで、決裁後に通知が届きスムーズに確認できます。