サイボウズから提供している無料の「データ移行ツール」を利用し、自社でパッケージ版からクラウド版へデータ移行をされた株式会社サンエイ企画の福田さん（オフコミネーム：サンフクさん）。
今回は、以前オフコミにご投稿いただき反響の大きかった福田さんの体験談を、サイボウズ株式会社 サイボウズ Office 担当の伊藤・西尾・又吉がインタビュー！
さらに深掘りし、移行前の不安や準備の工夫、そして当日のリアルな裏側まで、詳しく語っていただきました✨
自社でのデータ移行を検討されている方はもちろん、パッケージ版終了後の移行先に迷われている方にとっても参考になる内容となっております！ぜひ、ご覧ください🤲
Q1. まずは、御社のことや福田さんのお立場や役割について教えてください。
福田さん（オフコミネーム：サンフクさん）
私が所属している株式会社サンエイ企画は、交通広告を中心とした広告代理業や印刷業を展開している会社です。
私自身は18年前に社内SEとして入社しました。その直後からパッケージ版「サイボウズ Office」の管理者を任され、現在に至るまで社内システムの運用・保守を担当しています。
Q2. 18年も管理者をされているんですね…！
移行を検討し始めたきっかけはいつ頃だったのでしょうか？
福田さん
約5年前です。パッケージ版「サイボウズ Office」の販売・サポート終了のアナウンスが出たことが、移行を意識し始めた最初のきっかけでした。
パートナー企業へデータ移行作業の外部委託見積もりをお願いしつつ、まだ時間的な猶予もあったので、「もう少しじっくり考えよう」ということになり、そこから情報収集や社内調整が始まりました。
その後、半年おきに役員会に上申して「移行しましょう」ということは伝えていました。
Q3. 5年前から検討されていたんですね。
サイボウズ Office以外の製品も移行先として検討しましたか？
福田さん
最初からクラウド版「サイボウズ Office」への移行を検討していました。
というのも、報告書やカスタムアプリ、ワークフローなどの機能が深く社内業務に根付いており、これらをそのまま置き換えられるような他社サービスが見つからなかったからです。
Q4. 業務に根付いているからこそ慎重になりますよね。
続いて、自社での移行を選んだ経緯を教えてください。
福田さん
移行を検討し始めた後、約2年間にわたりサイボウズのサポートへ繰り返し相談をしました。
そして、当時のサイボウズ Officeのデータ容量が約90GBと、データ移行ツールを実行できる条件を満たしていることがわかったため、自社での移行作業を決意しました。
とにかく移行に失敗してしまうことに不安があり、サポートでは
- データ移行が失敗した場合どうなるのか
- カスタムアプリは移行できるのか
など、不安に感じることや気になることを細かく相談していました。
そして、最後のライセンス更新のタイミングで移行実行に向けて動き出しました。
※編集注：専用の「データ移行ツール」を使用することで、カスタムアプリのデータおよび添付ファイルも移行が可能です。
Q5. 移行前にはどのような事前準備を行なったのでしょうか？
福田さん
トラブルがあると不安だったため、できるだけ正常な動きができるようデータの整理を行いました。スムーズに移行するために、事前に大きく2つの準備を行いました。
1つ目は「メールデータの整理」です。
特にデータ使用量が多かった7名の社員の席へ直接足を運び、過去の不要なメールを一緒に確認しながら地道に削除していきました。
2つ目は「カスタムアプリの見直し」です。
長年使い続けていたため、何万件ものレコードが蓄積されているカスタムアプリがありました。各部署と相談したところ、「数年以上誰も閲覧していないデータは消しても問題ない」と判断できたため、古い不要データを事前に整理しました。
Q6. 移行を実行した時のことを詳しく教えてください。
投稿された体験談によると、とても大変だったようですね…。
福田さん
FAQに掲載されているデータ移行時間の目安によると、データ移行にかかる時間は約90GBの場合10時間程度とされていたため、業務に影響が出ないよう土曜日の午前9時30分にスタートしました。また、万が一長引いた場合でも、土日もしくは月曜日の朝に終わるような時間を設定しました。
しかし、実際は30時間ほどかかってしまいました（汗）「サーバーの処理を待機しています」という表示とともに、ピリオドが「……」と少しずつ増えていくだけだったため、なんとも心細かったです。
移行が問題なく実行されていることを確認し、土曜日の夕方頃に帰宅しました。その後はリモートで進捗を確認していました。そして、日曜日の午後5時に移行作業を完了しました。
後から振り返ってみると、回線速度が移行時間に影響していたのだと気が付きました。移行前に回線速度に問題がないか、確認しておけばよかったですね。
Q7. クラウド版へ移行後、社員の方の反応はどうでしたか？
福田さん
クラウド版にしかない機能に対して「パッケージ版より便利だね」といった声が上がっていました。例えば、クラウド版にAI機能が搭載されていることに社員が気づいて、その点も便利だというコメントがありました。
また、パッケージ版のときは、検索をかける際に「オンプレサーバーに負荷がかかるのではないか」と常に気を遣っていたのですが、クラウド版になってからそのストレスからも解放されました。
福田さんの事例からわかる「移行成功の3つのポイント」
約5年にわたる検討期間を経て、約90GBのデータ移行を無事完了した福田さん。今回の体験を振り返ると、移行を成功させるうえで重要だったポイントは大きく3つあります。
① 早めに動き始める
福田さんが移行を検討し始めたのは約5年前でした。「まだ先だから」と思っていても、準備には意外と時間がかかります。まずは、移行の手順を確認するところから始めましょう。
🔗：「パッケージ版からクラウド版へのデータ移行手順」を確認する
② サポートを積極的に活用する
福田さんは約2年間にわたりサポートへ相談を続けていました。自社だけで悩まず、サポートを活用することも移行準備の1つと言えますね。
③ 移行前にデータを整理しておく
移行前には、メールやカスタムアプリのデータを整理していました。スムーズかつ安心して移行するために、事前に不要なデータを削除しておきましょう。
🔗：【FAQ】パッケージ版 サイボウズ Officeをクラウド版に移行します。移行対象のデータ容量を確認する方法を教えてください。
🔗：【FAQ】クラウド版 サイボウズ Officeに移行したいデータ量が500GBを超えています。
いかがでしたか？
福田さん自身も、移行前は大きな不安を抱えていました。しかし、サポートへの相談やデータ整理を着実に進めたことで、最終的にはデータ移行を無事完了することができました✨
パッケージ版「サイボウズ Office」をご利用中の方は、まずは現在のデータ量や運用状況を確認し、クラウド移行に向けた準備を始めてみましょう☀️
福田さん、インタビューへのご協力本当にありがとうございました！