メッセージ編(2)メッセージを便利に使おう
社内の連絡に便利なメッセージ。やり取りするメッセージの数が多くなってきたときの整理の仕方や、効率よくメッセージを送信する方法についてご紹介します。
メッセージを受け取る
1.フォルダ分けする
送受信したメッセージは、個人フォルダに保存されています。個人フォルダ内にフォルダを作成して分類しておくこと、メッセージが増えても見つけやすくなります。
【設定方法】
1.個人フォルダで「フォルダを追加する」をクリック
2.フォルダ名の入力やフォルダを追加する位置を選択
3.「追加する」をクリック
2.振り分け保存
メッセージを受信したときに、自動的に指定したフォルダに振り分けることができます。標題、差出人、宛先を条件として設定できます。
本文は振り分けの条件として設定できません。
【設定方法】
1.個人設定から「個人フォルダ」の画面を開く
2.「振り分け保存」をクリック
3.「追加する」をクリック
4.振り分け保存名や振り分け条件を設定
5.「追加する」をクリック
メッセージのフォルダ分け、振り分け保存について、動画でも操作方法をご紹介しています。ぜひご覧ください。
メッセージを送る
1.読んでもらえたか確認する
閲覧確認は、メッセージを受信したユーザーが内容を閲覧したかどうかを確認できる機能です。閲覧確認が設定されている場合、誰がいつメッセージを確認済みにしたかを確認できます。メッセージを削除したユーザーは、グレーで表示されます。
ユーザーがメッセージを閲覧したかどうかを確認できると、重要な連絡をするときも安心です。
【設定方法】
1.個人フォルダで「メッセージを送る」をクリック
2.「閲覧状況を確認する」を選択
3.そのほかの必要な項目を設定し、「送信する」をクリック
2.よくメッセージを送るメンバーを登録する
よくメッセージを送るメンバーを、「Myグループ」としてまとめて保存しておくことができます。所属組織をまたぐプロジェクトメンバーなどを登録しておくと便利です。
【設定方法】
1.個人設定から「Myグループ」の画面を開く
2.「追加する」をクリック
3.Myグループの情報を入力して「追加する」をクリック
3.定型文を登録しておく
同じようなメッセージをよく送っている、という方には「メモ」に定型文を保存しておくことがおすすめです。メモに保存していた「標題」と「本文」をテンプレートとして利用できます。
※メモに保存した内容は、掲示板やメールの書き込みにも利用できます。
【設定方法】
1.個人フォルダで、「メモを書く」で定型文として利用したい内容を保存しておく
2.個人フォルダで、保存されているメモを開く
3.その他の操作の「メッセージで送る」をクリック
メッセージの定型文を作成する方法は動画でもご紹介しています。ぜひご覧ください。
メッセージ全般
1.宛先にメンバーを追加する
メッセージの宛先は、送信後にあとから追加することができます。宛先に追加されたユーザーは、その「メッセージ」内のコメントをすべて閲覧できます。
【設定方法】
1.個人フォルダで、宛先を変更するメッセージを開く
2.メッセージの詳細画面で、「宛先の変更」をクリック
3.宛先に設定するユーザーを選択し、「変更する」をクリック
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