予定を見えないようにしたい…！「非公開」と「アクセス権」って、どう違うの…？
サイボウズ Office のスケジュールは、チームメンバー同士で予定を共有する機能です。
お互いに予定が見えることで、ちょっとした相談や電話の取次ぎ、会議の調整もスムーズになります。
しかし、立場や内容によっては、他メンバーに詳細が見えると困る予定もありますよね。
「役員同士で、未公開の重要案件について相談する」
「人事部内で、メンバーの評価と給与額を決める」
「個人的な通院の予定なので、できれば公開したくない」
このように予定の内容を公開したくないケースでも、日時を忘れないために予定の登録は必要です。
予定を入れておかないと、他メンバーから打ち合わせを入れられてしまう可能性もあります。
この記事では、予定の内容を公開したくないときに使える方法を２通り紹介します。
方法① 予定ごとに公開/非公開を選ぶ【おすすめ】
方法② 人ごとにあらかじめ非公開の設定をする
方法① 予定ごとに公開/非公開を選ぶ
まずは、基本的でかんたんな方法から。スケジュールの「非公開」機能です。
- 基本的には予定を公開しておきたい
- でも、たまに非公開にしたい予定がある
- 公開か非公開かは、予定の内容に応じて各自で判断したい
このようなケースにでおすすめです。
どんな方法？
予定を登録するときに、その予定の「公開」「非公開」を選択します。
初期値は「公開」になっていますので、予定の内容に応じて「公開しない方がいいな」と思ったら、「非公開」を選ぶだけです。
各ユーザーが自分で公開・非公開の判断ができ、事前の設定も必要ありません。
※公開・非公開の選択欄が表示されていない場合は、システム管理者が設定により
非公開予定の登録を許可していない状態です。非公開予定の登録の許可設定を確認しましょう。
「非公開」にするとどうなる？
「非公開」にした予定のタイトルと詳細は、参加者と登録者のみが閲覧できます。
他のユーザーからは、タイトルも詳細も見えません。
-
自分が参加者または登録者の場合
タイトルの横に、非公開を示す鍵マークが表示されます。
- その他のユーザーからの見え方
「予定あり」とだけ表示され、タイトルや詳細は見えません。
タイトルや内容は見えないものの、何かしらの予定が入っていることはわかるので、
打ち合わせの予定を入れたいときに、その日時を避けることができます。
※時間が指定されていない予定は表示されません。
※「非公開」の予定のときに「予定あり」も表示したくない場合は、システム管理者により
非公開の予定を「完全に隠す」設定も可能です。
方法② 人ごとにあらかじめ非公開の設定をする
２つめの方法は、システム管理者があらかじめ「アクセス権」を設定しておく方法です。
公開/非公開を予定ごとには選択できない点や、設定の考え方を理解する必要がある点で、
方法①と比べると「かんたんなのでおすすめ！」とは言えませんが、
次のような一律のルールで運用したいケースには適しています。
- 社長のAさんの予定は、役員と秘書室メンバーには公開でOK。他メンバーには非公開にしたい。
- 人事部長Bさんの予定は機微情報を含む内容が多いので、人事部メンバー以外には非公開したい。
- 持出用のPCの予約登録は、営業部メンバーだけができる。他メンバーは予約や変更はできない。
どんな方法？
あらかじめシステム管理者が「スケジュールのアクセス権」を設定します。
まずは、設定の考え方を理解しましょう。
スケジュールのアクセス権は、このように考えると理解しやすいです。
「●●さんの予定に対して、閲覧・編集ができるのは誰か」
「施設●●の予定に対して、閲覧・編集ができるのは誰か」
例えば、以下のように「Aさんの予定」に対するアクセス権（誰が閲覧・編集できるか）を
設定することができます。
- Aさんの予定を、Bさんは閲覧・編集できる
- Aさんの予定を、人事部メンバーは閲覧できるが、編集はできない
- Aさんの予定を、その他の全メンバーは、閲覧も編集もできない
設定方法
システム管理者が設定をします。設定方法はマニュアルをご覧ください。
・手順7で開くのは、「Aさん」の予定に対するアクセス権の設定画面です。
「Aさん」の部分で指定できるのは、個人か施設のみです。組織単位での指定はできません。
※組織を選択することはできますが、組織自体が参加者に入った予定が対象になります。
組織に所属するメンバーの予定に対するアクセス権の設定はできません。
・手順8の画面では、初期設定では「全員が閲覧も編集もできる」状態になっています。
必要に応じて「全員」の設定を変更するか、「全員」を削除します。
・手順9,10が、「誰が閲覧・編集できるか」の部分です。閲覧や編集を許可する人を追加します。
この部分は、組織単位での設定も可能です。
※編集…変更・追加・削除の操作
閲覧が許可されないとどうなる？
上記の画像の例では、Bさんと人事部メンバー以外の全員は、
スケジュールの画面などで、Aさんの予定がすべて表示されません。
編集が許可されないとどうなる？
今回の例では、人事部メンバーは、Aさんの予定の登録や編集ができません。
具体的には、以下のような操作ができなくなります。
- Aさんを参加者にした予定を登録する
- 既存の予定の参加者にAさんを追加する
- Aさんが参加している予定を編集（変更・削除）する
その他、編集を許可されていないときにできること・できないことの詳細は、
マニュアルでもご紹介しています。
この記事では、予定の内容を公開したくないときに使える方法を２通り紹介しました。
方法① 予定ごとに公開/非公開を選ぶ（予定の登録時に各ユーザーが選択）
方法② 人ごとにあらかじめ非公開の設定をする（事前にシステム管理者が設定）
方法①の方がかんたんで柔軟性も高いため、多くのケースでおすすめです。
公開・非公開を各自の判断に任せることができそうなら、方法①を使いましょう。
一方、事前にかっちりと設定をしておきたい場合は、方法②を検討してもいいでしょう。
ただし、むやみにアクセス権をかけると、予定の調整やちょっとした相談がしにくくなり、
社内の情報共有に支障が出てしまうこともあります。
必要な箇所だけアクセス権をかけて、基本的には情報をオープンにして運用していきましょう。
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