施設の利用状況をすばやく見たい…！備品や会議室をスムーズに管理しよう！

サイボウズ Officeのスケジュールには、施設の予約機能も搭載されています。備品、会議室、社用車などの利用予約が手軽にでき、ダブルブッキングも防げます。

この「施設予約」を使い始めたお客様から、こんなご質問をいただくことがあります。

「会議室の予約状況を、一覧形式で見れませんか？」
「備品を誰が使っているか、予定を開かずに把握できませんか？」

この記事では、これらの疑問にお答えします。
※「施設予約」をこれから使い始めたい方は、まずは以下のマニュアルを参考に事前設定をしましょう。
🔗マニュアル：施設の管理
 🔗マニュアル：施設グループの設定

施設予約の状況を一覧画面で見よう

基本的な操作

スケジュールの「グループ」の選択プルダウンから、「全施設」または施設のグループを選ぶことで、施設の予定を一覧で確認できます。

よりすばやくアクセスするには

「施設の予定を、頻繁にチェックする必要がある」
「毎回グループを選ぶのはちょっと面倒…」
こんな方は、サイボウズ Office の上部のアイコン（「アプリケーションメニュー」）に、「施設予約」のボタンを表示しておくのがおすすめです。
これで、ワンクリックで施設の予定の一覧画面にアクセスできます。

この設定は、以下２通りの方法があります。

🔗全員の画面に一律で「施設予約」を表示する（システム管理者が設定）
🔗自分の画面にだけ「施設予約」を表示する（各ユーザーが自分で設定）

上記リンク先のマニュアルに沿って「アプリケーションメニューの追加」の画面にアクセスし、「各アプリケーションへのリンク」を選んで「施設予約」を追加します。

予約者の情報も一覧に表示して、調整をかんたんにしよう！

予定をクリックして詳細画面を確認すると、誰が施設を予約しているか確認できますが、社内で施設予約の調整をする際に、毎回クリックして確認するのは少し面倒ですよね。
また「今すぐ会議室や備品を使いたいけど空いていない！」ということが多いと、クリックせずに「各施設を誰が使っているのかパッとみたい！」となるかもしれません。
そこで、施設予約の一覧画面で、予定の登録者が表示されるようにしておきましょう。

これで、誰が施設を予約したのか、一目で把握することができます。

予約の登録者を表示するには

システム管理者が以下の設定をすると、施設予約の画面で登録者の名前を表示できます。

①[サイボウズ Officeシステム設定]>[スケジュールと施設予約]>[一般設定]にアクセス
②[施設予約の表示内容]で「予定内容と登録者」を選択して「設定する」をクリック

🔗マニュアル：予定の表示内容を設定する