ファイル管理は、チームで最新の書類やデータをかんたんに共有できる機能です。
この記事ではファイル管理の裏技として、登録したファイルをわかりやすく整理する方法や、より安全に管理する方法などをご紹介します。
 
 

フォルダを作成する

ファイル管理では、目的に応じて2つの方法でファイルを作成できます。

• 「組織フォルダ」の配下に作成する
• 「任意のフォルダ」として作成する
  
  「組織フォルダ」は、システム管理者が設定した組織の情報を元に自動で作成されます。登録するファイルが多いときは、「組織フォルダ」の配下にサブフォルダを作成して整理できます。
  課やチームなどの小さな組織、目的や用途、年度等のフォルダ作成がおすすめです。
  
  「複数の組織が利用するファイルを管理したい」という場合は、「任意のフォルダ」として、組織に紐付かないフォルダを作成できます。
   

設定方法

1. 「任意のフォルダ」を作成する場合は、「ルートフォルダ」を選択「組織フォルダ」の配下に作成する場合は、フォルダを作成する「組織フォルダ」を選択
2. [フォルダを追加する]をクリック
3. フォルダ名やメモを入力
4. [追加する]をクリック
   
   🔗マニュアル：フォルダを追加する

フォルダにアクセス権を設定する

ファイル管理にアクセス権の設定すると、フォルダごとに閲覧や変更、追加、削除を行える組織やユーザーを限定できます。
決算報告書や個人情報を含むファイルなど、扱いに注意が必要なファイルも安心して登録できます。 
 

設定方法

1. 歯車マークから[サイボウズ Office システム設定]をひらく
2. 各アプリケーションから[ファイル管理]を選択
3. [フォルダの設定]を選択
4. アクセス権を設定したいフォルダの[アクセス権を変更する]をクリック
5. ユーザーや組織を選択し、アクセス権を設定
6. 設定が完了したら、[設定する]をクリック

🔗マニュアル：ファイル管理のアクセス権