こんにちは！オフコミ運営事務局のあさとです。
前回に続き、7月17日（金）に大阪で開催した『サイボウズ Office ユーザーDay』の様子をご紹介していきます。 今回は第三部のレポートです。
第三部では数名が1組となり、それぞれの現場で抱えているお悩みを共有し、どうすれば解決するのか？というグループワークを実施しました。
大阪で一番多かった悩みは「定着・活用」
はじめに、それぞれのチームで以下の5つの業務課題テーマから1つを選んでいただきました。
① 情報共有・コミュニケーションの悩み
② 業務改善・生産性の悩み
③ AI活用の悩み
④サイボウズ Office 活用・定着の悩み
⑤ サイボウズ Office 管理・情シスの悩み
大阪会場の結果を集計したところ、下記のような結果となりました。
大阪会場では、「④サイボウズ Office 活用・定着の悩み」が最も多く選ばれていました。
「なかなか社内に浸透しない」「見てもらえない」という運用担当者ならではのお悩みに、
参加者の関心が集中していたのが印象的でした。
東京会場の結果と内容も共有させていただきましたが、大阪会場の方が「うんうん自分たちもだよ」と思わず共感の声が出ていました。東京開催の結果と比べると１位と２位が逆転していましたが、
住んでいる地域は違えど業務課題に共通する部分は多くあるようです。
※東京開催時のレポートはこちら
選んだテーマへの解決策 〜チームで話し合った結果を抜粋〜
ここからは、それぞれのチームで「どう解決できるか」を話し合った結果を抜粋してお伝えします。
※チーム名は大阪環状線の駅名です。
今回は「④サイボウズ Office 活用・定着の悩み」のテーマを選んだチームが多かったのですが、同じテーマでも出てきたアイデアを眺めてみると、大きく4つのアプローチに分けられることに気づきました。
【アプローチ１】：インセンティブで行動を習慣化する
「天王寺チーム」のケース
具体的な内容は？：
掲示板・メッセージ等にアクセスする習慣がなく、会社からの情報が十分に伝わっていない。
どう解決する？：
ログインという「小さな行動」を習慣化させるため、
インセンティブ（報酬）を用いた仕組みを導入する。
【ポイント付与の対象アクション】
・定期的なログイン
・掲示板の閲覧・確認
・各種メッセージの既読・チェック
・（発展として）「いいね」などのリアクション
【インセンティブ設計（報酬）】
ポイントを貯めることで、日常的で魅力的な景品と交換可能にする。
例：ビール1本、アイス1個など、手軽かつ満足度の高いアイテム。
【施策の目的】
「業務で必要だから見る」という義務感だけでなく、「ログインすると良いことがある」 「確認する楽しみがある」というポジティブな動機付けを行うことで、情報の浸透スピードと定着率を向上させる。
【アプローチ２】仕組み・ルールで"見ざるを得ない"状況を作る
「弁天町チーム」のケース
具体的な内容は？：
せっかく受け取った情報がどこに行ったかわからなくなったり、
検索しても出てこなかったりと困ったことがある。
どう解決する？：
知っておいてほしい重要事項については、カスタムアプリでワークフロー機能をつくり、
既読を押さないと消えないようにする。
「西九条チーム」のケース
具体的な内容は？：
チャット、メッセージ、口頭の使い分けに悩んでいる。
どう解決する？：
「チャット→個人間の非公式コミュニケーション」
「サイボウズ→公式な発信やコミュニケーション」
「口頭→非公式のコミュニケーション」というルールで運用する。
サイボウズをみない人に対しては「次からサイボウズ見てね」と口頭でフォローをいれる。
【アプローチ３】見せ方・UIを変えて自然と目に入るようにする
「大阪チーム」のケース
具体的な内容は？：
まだ定着していない機能を使ってもらいたい。
どう解決する？：
トップページの配置・デザインを変える。
定着させたい(絶対みてほしい)機能をページの上部に持っていく。
必ず使うものは少し下でも確認するはず。
【アプローチ４】発信内容そのものを工夫する
「天満チーム」のケース
具体的な内容は？：
サイボウズOfficeを活性化させたい。
どう解決する？：
アンケート機能で気軽にする。話しやすいテーマにする。
サイボウズOfficeの理想の使い方を話し合う、全体に共有する。
大阪会場では④のテーマを選んだチームが多かったのですが、
それ以外のテーマを選んだチームからも興味深い解決策が出ていましたのでご紹介しますね。
「①情報共有・コミュニケーションの悩み」を選んだチームの課題と解決策は？
「鶴橋チーム」のケース
具体的な内容は？：
社内メッセージと掲示板の使い分けに悩んでいる。
どう解決する？：
掲示板は期限を区切った全体への案内。
社内メッセージは特定グループへの案内。
皆様の現場でも共通する課題や今後のヒントになりそうな内容はありましたか？
ふだんの活用方法を振り返るきっかけになりましたら幸いです。
サイボウズから参考事例のご紹介も
本セッションの内容に関連し、サイボウズより参考事例をいくつかご紹介させていただきました。
気になる方はぜひこちらの事例もご覧ください。
④サイボウズ Office 活用・定着の悩み に関係する事例紹介
サイボウズ Office社内浸透のコツは3つ 社会福祉法人みやび様 事例
利用の目的と操作方法を「マニュアル」で分かりやすく届ける 株式会社 栄住産業様 事例
そして最後に、、私からも「活用・定着の悩み」のヒントになりそうな機能の一つを紹介をさせてください。それは「アプリケーションメニュー名の変更ができる機能」です。こちらは図のようにシステム管理者の方が名前を変更することができます。「スケジュール」より「予定表」のほうが親しみやすい、ということがありましたら、名前を変更いただくことも定着のきっかけのひとつになるかもしれません♫
詳細な設定方法のヘルプはこちら
第三部のレポートは以上です。レポートの内容が、皆様の業務課題のヒントになれば幸いです！
💬 このお悩み共感する！うちはこんな工夫をしているよ！といった、感想やアドバイスをぜひコメントで教えてくださいね💬
こちらの投稿をもって『サイボウズ Office ユーザーDay』のアフターレポートは最後となります。
またこのようなイベントの機会がありましたらお申込み、ご参加をお待ちしております。
「サイボウズ Office ユーザーDay」に関するその他の記事は、下記よりご覧いただけます。
サイボウズ Office ユーザーDay 企画の裏側 記事一覧
🎪『サイボウズ Office ユーザーDay』とは？
サイボウズ Office のユーザー様向けリアルセミナーイベントです。
2026年6月12日に東京、2026年7月17日に大阪で開催いたしました。
イベントの詳細は、【こちら】からご覧ください。
お申込みいただいた皆さま、ご参加いただいたみなさまありがとうございました
