ワークフローの承認経路、分岐があるときはどうする？

サイボウズ Office の「ワークフロー」は、社内の申請を手軽に電子化できる機能です。
承認者にはスマホでの通知も出せるので、社内の決裁業務のスピードが向上します。

課長が承認→部長が決裁→経理担当が確認…のような承認や決裁の「経路」も、自社の運用にあわせてアレンジできます。

そんなワークフローの「経路」について、こんなご相談をいただくことがあります。

「申請者の部署によって、経路を自動で分けられませんか…？」
「入力した内容によって、自動判定で経路を変えられませんか…？」

サイボウズ Office のワークフローには、自動で経路を分岐させる機能はありませんが、このようなシーンで使えるTipsをご紹介します！

1. 申請時に、経路メンバーを自分で追加する

例えば、交通費の精算をする申請フォーム
・営業部メンバーからの申請なら、営業課長が承認→営業部長が決裁
・総務部メンバーからの申請なら、総務課長が承認→総務部長が決裁

他にも、予算の事前申請をするフォーム
・通常の申請なら、部長が決裁
・高額な申請なら、経理部長の承認と社長の決裁も加わる

このように、自チームや部署の上長に承認をもらう必要があったり、
申請内容により、承認者や決済者が変わるケースもありますよね。

この場合に有効な1つ目の方法が、申請時に経路メンバーを自分で追加する方法です。
ちなみに今回は交通費の申請フォームを作る時を例に、それぞれの方法を解説します。

こちらは、もっとも基本的な方法です。
まず、交通費の申請フォームを、社内でひとつ作っておき、経路は空欄にしておきます。
そして、申請をする人が都度ご自分の上長を申請経路に追加して申請します。