掲示板で「閲覧確認」がしたい！「リアクションボタン」を活用しよう！

サイボウズ Officeの「掲示板」は、社内や部内への一斉連絡に使える機能です。
コメントでのコミュニケーションや、「いいね！」などのリアクション機能もついています。

しかし、掲示板を使い始めた方から、こんなお声を聞くこともあります。

「掲示板で連絡をしているけど、コメントやリアクションがなくて…」
「みんな読んでくれているのかわからなくて不安です…」

こんな方向けに、この記事では掲示板で確認状況を可視化するTipsをご紹介します。

掲示板に「確認しました」ボタンを表示させる方法

掲示板を読んだ人を確認したいときは「リアクション」機能を活用しましょう。

「リアクション」を使うと、掲示に「いいね！」「確認しました」などのリンクが表示されます。
そして、リンクを押した人の人数や名前を確認することができます。

リンクの文言は、初期値では「いいね！」になっていますが、相手や内容によっては
「いいね！」を押しにくいときもありますよね。

リアクションの文言は「いいね！」だけではなく「確認しました」「OKです」など、自由に変更できます。
掲示の内容にあわせて、リアクションの文言を選択しましょう。直接入力も可能です。

掲示の本文に「この掲示を読んだら、『確認しました』を押してください」
などを記載して、リアクションのクリックを促しておくのもおすすめです。

リアクションの初期値は「いいね！」になっていますが、この初期値を変更することもできます。
よく使う文言を「リアクションの初期値」に設定しておくと便利です。

この設定は、スケジュールやメッセージなど他のアプリのリアクション機能にも反映されます。
よく使う機能にあわせて、リアクションの初期値の設定を検討しましょう。

[ サイボウズ Office システム設定 ] > [ リアクションの初期値 ] から設定が可能です。
（システム管理者による設定です）

大事な内容の連絡の場合、こんなケースもあるかもしれません。

「掲示を開いたけど『確認しました』を押していない人がいると困る…」
「『確認しました』を押していない人に、リマインドをしたい…」

このような場合は、メッセージの「閲覧確認」機能がおすすめです。

メッセージに「確認しました」のボタンが表示させることができる機能です。
より確実に、連絡内容の確認を促すことができます。

メッセージの「閲覧確認」の特徴は、次の２点です。

未確認だと通知が残り続ける
メッセージの「閲覧確認」の場合、「確認しました」をクリックしないと、
トップページの最新情報に「未確認のメッセージが○件あります」と残り続けます。
このため、より確実に確認を促すことができます。

メッセージの「閲覧確認」は、宛先メンバーそれぞれが「確認しました」をクリックしたかどうかが一覧として確認できます。
未確認のメンバーがわかりやすいため、個別にコメントでリマインドするなどの対応が可能です。

連絡の重要度に応じて、掲示板とメッセージは以下のように使い分けましょう。

日常的な通常の周知	掲示板	リアクション	「確認しました」を押してくれたメンバーの人数を把握
特に重要な連絡	メッセージ	閲覧確認	確認人数や未確認のメンバーを把握し、必要に応じてリマインド

参考記事

掲示板とメッセージを使って、社内の情報共有を活性化させていきましょう！

皆さんの会社では、どのようにリアクション機能を使っていますか？
ぜひコメントで教えてください！