サイボウズ Officeの「報告書」は、会議の内容を共有するための機能です。

社内の打ち合わせや、取引先との商談などで、会議の決定事項や課題を記録して、上司や社内関係者に、内容を共有することができます。
後から検索したり、相手先ごとに表示することもできるので、社内のナレッジ共有や、担当案件の引き継ぎにも効果的です。

そんな「報告書」を便利に使うために、おすすめのテクニックをご紹介します。

自社にあわせた入力フォーマットを作ろう

報告書は、そのまま使い始めてもOKですが、ぜひ行ってほしいのが「項目のアレンジ」です。
会議内容にあわせて、入力項目や選択項目を用意しておくことができます。
アレンジを加えることで自社専用の入力フォーマットができるので、議事録作成が楽になりますし、「書き手によって内容が全然違う…」ということを減らすことができます。

報告書に初期状態で用意されている入力項目は、「内容」「課題」です。

今回は「社内の各部で開催される定例会議の議事録共通フォーマットを作成したい」というシーンを例に、実際にどのようなアレンジができるか見ていきましょう。

①会議での決定事項を追加してみよう

その会議で決まったことを抽出して記載する項目があると、忙しくて議事録の内容を全て読み込む時間がない人にも、端的に会議の内容が伝えられるようになります。

②会議の種類を選択する項目を追加してみよう

複数の部署で共通フォーマットを利用するので、「どの部署の会議か」が一目で判別できる項目を追加すると、後の検索が簡単になって利便性が向上しそうです。

③絞り込み機能を設定して、検索性を高めよう

先ほど設定した「会議種別」のような分類分けの項目は、「絞り込み機能」とセットで使うとより便利になります。

このように、自社のニーズにフィットする項目をアレンジすることで、扱いやすいフォーマットになり、絞り込み機能を掛け合わせることで、報告書の数が増えても検索しやすくなります。

では、実際に設定する方法を見ていきましょう！

報告書のアレンジ方法

①管理者でログインし、サイボウズ Officeの画面右上歯車マークをクリックして「サイボウズ Officeシステム設定」に進みます。

②アプリケーション ＞ 報告書に進みます

③項目の設定に進み、下部の「カスタマイズ可能な項目」内にある「追加する」をクリックします

④追加したい項目名や入力タイプを選んで、「追加する」ボタンを押します。

これで、項目の追加ができました。
項目の順番を変更したい場合は、「カスタマイズ可能な項目」から「順番変更する」に進むと変更ができますが、「標準の項目」よりも上に順番を持ってくることはできません。

「絞り込み」の作成方法

絞り込みは、「報告書」の中の「運用管理」から作成します。

①報告書機能から「運用管理」に進む

②絞り込みに進む

③絞り込みの名前や条件を設定する
先ほど設定した「会議種別」が「総務部定例」と「同じ」と設定すると、総務部定例だけの絞り込みができます。

複数のフォーマットを作りたいときは…？

標準機能の報告書で作成できるフォーマットは1種類のみです。
部署ごとに専用の入力フォーマットを用意したい場合や、部内会議だけでなく、営業の商談記録もサイボウズ Office上に残したい、といった場合は、プレミアムコースで利用できるカスタムアプリがおすすめです。

🔗：カスタムアプリって何？代表的な使い道や機能を紹介！

自社にあわせた報告書のフォーマットを作り、議事録の共有をスムーズにしていきましょう。
項目や絞り込みをの設定手順は、下記マニュアルでも詳しくご紹介しています。ぜひご覧ください。

🔗：項目を追加する
🔗：項目を変更する
🔗：絞り込みを追加する

皆さんは、報告書の項目や絞り込みをどのようにアレンジしていますか？
ぜひコメント欄で教えてください！

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