サイボウズ Officeで分報を始めてみよう

働き方の多様化が進み、場所や時間にとらわれない働き方が広がりつつあります。

一方で、「働く場所や時間が変わると、メンバーの状況がわからなくなりそう」、「気軽なコミュニケーションが難しくなりそう」といった不安から、働き方を変えることに踏みきれない方も多いのではないでしょうか？
今回の記事では、そんな不安を解決する「分報」という取り組みをご紹介します。

【INDEX】
1. 「分報」とは？
2. 掲示板で分報を作成するときのポイント
　- わかりやすい標題をつける
　- 自己紹介やよく使うリンクを本文に記載する
　- 分報用のカテゴリを設定する
　- リアクションを自由に設定する
3. 分報を利用するときのポイント
　- 自分の分報にアクセスしやすくする
　- メンバーの書きこみに気づきやすくする
4. 分報のはじめ方を動画で確認する

1. 「分報」とは？

一日のまとめである日報に対して、分報では細かく「分」けて書きこみをします。
分報の大きな特長は、「どんな内容でも書きこんでOK！」という点です。
サイボウズでは作業の記録や会議の感想といった業務に関する内容から、趣味の話や雑談、ひとり言まで幅広い内容が書きこまれています。

様々な内容が書きこまれることで、他のメンバーが、今何をしているのか、どんなことを考えているのかを、離れていてもリアルタイムで把握できます。

2. 掲示板で分報を作成するときのポイント

サイボウズ Officeで分報を始めるには、「掲示板」がおすすめです。分報用の掲示を1人ひとつ作成し、コメントで書き込みをしていきます。
まずは、掲示板で分報を作成するときのポイントを4つご紹介します。

①わかりやすい標題をつける

はじめに標題を工夫しましょう。「【分報】（自身の名前）」や「（自身の名前）の分報」のような標題にすることで、他の掲示との区別がしやすくなります。

②自己紹介やよく使うリンクを本文に記載する

掲示の本文も工夫すると、分報がより使いやすくなります。
たとえば業務内容や趣味などのプロフィールを書いておくと、面識のないメンバーが分報を見に来たときでも、自然とコミュニケーションも生まれやすくなります。
また、業務でよく使うページへのリンクなどを記載するのもおすすめです。
一日に何度も書き込む分報なので、アクセスする頻度も自然と高くなります。業務でよく使うページへのリンクを書いておけば、分報から直接アクセスできるのでスムーズに業務を進められます。