〈相談・シェアしたいこと〉報告書アプリについて
〈利用状況・背景など〉
当法人では、サイボウズ Officeで職員間のやりとりや周知のために、主に以下の機能を使っています。
・掲示板
・個人メッセージ
・報告書
現在の運用としては、
掲示板と個人メッセージでほとんどの情報共有・連絡が完結していますが、
「報告書」機能については一部の職員が継続して利用している状況です。
報告書には「参加者」と「通知先」を分けられるなどの特徴があり、
使い方によってはメリットがあるのかもしれませんが、
当法人内ではその違いを意識して使い分けている職員は多くありません。
そのため個人的には、
報告書のアイコン自体をなくし、個人メッセージへ運用を統一したいと考えています。
そこで質問です。
・このような認識・運用方針で問題ないでしょうか？
・報告書機能を残すべきメリットや、適した利用シーンがあれば教えてください。
・実際に報告書を有効活用されている事例や、逆に廃止・統合した事例があれば参考にしたいです。
詳しい方のご意見をいただけると助かります。
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投稿を表示こばとさん こんにちは
私のお客さまでは、「報告書」をこんな風に使っています。
■報告書を利用する前の課題
・紙ベースでのお客さまとのやりとり記録
・お客さまとの対応結果を残すように指導してもそもそも書かない
また、どれを書いていないかもわからない
・日報なので、どこに行ったかしかわからず内容不明
■報告書利用後
・アドレス帳の会社情報、スケジュール、報告書を連動させる
・スケジュールは結構みんな登録する
・訪問終了後は、報告書に未作成報告書として表示されるので
どれが報告していないかわかる
・一部の項目はスケジュールからそのまま入ってくるの省力化できる
・メニューを活用して作成しやすくする
・添付資料が貼り付け可能
・一日単位の報告からお客さま単位の報告に
・上司チェック欄を設定して簡単にチェックができ、未チェック
のものは検索できる
・トップページにパーツを設定できる
■報告書利用後の課題
・未作成の一覧は担当者しか見ることができない
・項目を作成しすぎて、担当者がきちんと入力しない
・上司がチェックするはずが、チェックしない
・そのままだと一覧の左側に空白ができる
■よい活用例
・ある会社では、社長が全件報告書を読んでよい取組などを
掲示版に記載する
・従業員は読んだら、チェックし誰が読んでいないかわかる
・良い取組にはコメントをつける
■その他の報告書
・カスタムアプリの「日報」を使う。カスタムアプリ人気NO1の
ようです。
https://office.cybozu.co.jp/function/customapp/sample/nippo/?utm_source=product
一日単位の報告であれば「日報」のカスタムアプリの方が
便利かもしれません。
ビューや絞込、条件書式などが設定できるのでわかりやすく
なり検索もしやすいかもしれません。
集計をうまく利用すれば、報告書未提出の担当者も
わかります
社内メールだと担当者が辞めたりすると危険かもしれませんね。
もう少し実態がわかれば、より具体的なアドバイスができると
思います。
よろしくお願いします。