〈相談・シェアしたいこと〉
初めて投稿いたします。
サイボウズを導入して5年目になる、従業員10名未満の会社でサイボウズの管理者をしています。
今年度、社内でのさらなる浸透を目的に、自分が使っていて「便利だな」と感じたことや、ちょっとしたTipsを社内で共有していこうと考えています。
公式サイトの活用マガジンやユーザーポータルなども参考にしていますが、特に「ユーザー権限で設定できる範囲」で、
・こんな風にすると便利
・少し見やすくなる
・運用がラクになる
といった小技やアイデアがあれば、ぜひ知りたいです。
みなさんは、どのような使い方をされていますか？
ちなみに個人的には、
・「トップに出す」機能で、備忘や情報アクセスの時短に活用
・ToDoや個人フォルダのカテゴリ名を「―――――」などにして、区切り線代わりに使用
・個人フォルダの受信箱は常に空にするマイルール（対応が終わったらカテゴリのフォルダに移動。未処理や対応中のものだけ受信箱に残す）
といった使い方をしています。
なお、「メール」「タイムカード」「プロジェクト」「ユーザー名簿」は利用していません。
おすすめの設定や運用アイデアがあれば、ぜひ教えてください。
よろしくお願いいたします。
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ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示こんにちは。
こちらも10人未満の企業で運用しております。
機能をたくさん活用したいと思う中で、Webセミナーなどに何度か参加しましたが、
便利だけど運用するには会社の規模が見合わないと感じることも多く、少人数ならではの活用方法を模索しております。
人数に関係はありませんが、私はこちらを参考にしました。
https://youtu.be/_KuFpl8I5eY?si=_cypQ9o7qJWtu5PY
この中で、カスタムアプリ「イベント備忘録」を真似して、必要な情報に変更し使ってます。
毎年必ず発生する業務に限定し、5月にはこれ、6月にはこれ…といった恒例業務をはじめ、
健康診断予約や、特定時期に申込必要な備品購入などを予め登録しています。
何年に１度というのも数件登録していますが、継続しないものは登録しないルールです。
以前は、それぞれの担当が忘れて対応が遅れることが多々ありましたが、
このアプリはトップ画面にその月のを表示し、必ず目につくため忘れることがほぼなくなりました。
また、作業中・完了などの進捗状況共有もできています。時々更新してくれない人もいますが。
少人数だから？データ量が多くないので、管理や共有がしやすく、
作成してよかったと一番感じているアプリです。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示機能や使い方が、その方の職種（営業・事務・技術等）や役職によって違うケースもあるので
〇〇部向け！●●機能の使い方等 全体周知というよりも
個人がイメージしやすい使い方発信も個人的にはおすすめです！
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示あち。さん おはようございます。
地味に便利なのは、「トップページでの連絡」の表示・非表示が選択できる」機能です。
2025年3月の改定で加わりました。
https://office-users.cybozu.co.jp/update/cloud/new/250309.html
初めて見たときは目からうろこが落ちる状態でした！！
■使用する前の課題
・情報共有で掲示版に記載しても見てもらえない。
・トップページに掲示内容へのリンクを作成しても押してもらえない。
・ついつい、トップページに記載してしまい雑多なトップページになる。
・どの情報が更新されているかわかりにくい。
・トップページでの連絡が多く、今度は最新情報をチェックしない。
などがありました。
■連絡の表示・非表示機能を使用するようになると
・普段は非表示にしておき、すっきりしたトップページ。
・更新があると自動で表示される。
・最新情報をチェックしやすい。
などです。
課題は、「連絡を隠す」と表示されているのに、なかなかこの機能が
全員に浸透しないことです。
サイボウズ Officeを長く使用していると、なかなか改定について行けずに
なってしまいます。
すでに活用されているかもしれませんが、
参考までに
よろしくお願いします。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示お疲れ様です！
私は社外からの連絡が多い社員のグループを作って、電話メモにアクセスしやすい様にしています。
弊社も10名程度の社員数なので、全体表示でもすぐ探せるのですが
より手間を省こうと思いまして…。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示こんにちは！
いろんな工夫良いですね😊
特に、個人フォルダの受信箱は常に空にするマイルールはすごい😳！
今回のご相談に関して
「ユーザー権限で設定できる範囲」だと、
下記の記事も参考になるかなと！
すでに見ていたらすみません😅
https://ofcom.cybozu.co.jp/announcements/1dhduxsv1xbmmva0
この記事の中の
1. 画面デザインを変更する
は、みんなに伝えた時反応がよく
今では季節ごとに変えたりする社員さんもいます😆
気分を変えるのも運用の際の大事な要素だと思っています！
あとは、
個人フォルダーのタイトル名を工夫したり
例)重要なものは【重要】○○の件 とか
カスタムアプリを使ってる場合は、
メニューの追加 が会社の中では浸透している感じです！
https://jp.cybozu.help/of10/ja/admin/sys/s07/appmenu.html#admin_sys_s07_appmenu_02
みなさんの、いろんな方の小ネタをお聞きしたいですね😊