長谷川さん、こんにちは！

ユーザー目線でのアプリ管理にはなりますが、弊社では「毎日見てねのコーナー」というカスタムアプリや各種機能のリンク集をカスタムアプリで作成し使ってもらってます。

下記の記事に毎日見てねアプリについて書いてありますので参考にどうぞ✨
https://office-users.cybozu.co.jp/magazine/magazine6/post-4041.html#:~:text=%E3%81%93%E3%81%AE%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA%E3%82%92%E8%A6%8B%E3%82%8B%E3%81%A0%E3%81%91,%E6%8E%A2%E3%81%97%E3%82%84%E3%81%99%E3%81%8F%E3%81%AA%E3%81%A3%E3%81%A6%E3%81%84%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%82&text=%E3%81%93%E3%81%AE%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA%E3%82%92%E4%BD%BF%E3%81%A3%E3%81%A6,%E3%82%88%E3%81%86%E3%81%AB%E3%81%AA%E3%82%8A%E3%81%BE%E3%81%97%E3%81%9F%E3%80%82

こんにちは
カスタムアプリの整理は悩ましいですよね。
整理する場合には下記の２つの観点で作成しています。

・ユーザー目線
　カスタムアプリを分類（営業、事務、総務）するカテゴリ形式のアプリを作成しています。

　・項目
　　　分類、アプリ名、アプリ概要、対象者、アプリへのリンク
　・ビュー
　　　分類でのカテゴリ形式にしています。
　・その他
　　　トップページのお知らせに、このアプリのリンクを貼り導線を作っています。

・管理者目線
　定期的に活用状況を確認するときに
　システム設定→カスタムアプリ→アプリの管理
　からアプリの一覧を表示して、
　更新日時とレコード数をみて利用状況を確認しています。

・その他
　本当は各アプリの項目名および設定内容、条件書式、ビューなどを管理したい希望
　もあるのですが・・・
　現状では各アプリの各設定を開いて確認しています。
　一覧出力の機能がほしいですよね。
　無理に管理するアプリを作成しても、それこそ自分が利用しなくなる気がしています。

長谷川さん
こんにちは!!
オンプレ社内SEアンバサダーの nakashimaです。

つい最近ですが、アプリの整理を行う必要があり
下記方法でアプリの情報を抽出して使用中なのかデータ量が多いものが動いてないかなど稼働状況Checkするアプリを作りました。

■作成元データ
　①トップページ > システム設定 > カスタムアプリ > アプリの管理 を表示
②フォルダ (すべて)　を表示
　③下記一覧が表示されます
　　　No.、アプリID、アプリ名、運用管理者、作成者、更新日時、レコード数、リマインダー通知
　④上記画面を全選択して、コピーし Excelに貼り付けます
　⑤Excelを必要なデータを切り出して、CSVで保存します
　⑥CSVからアプリ台帳を作成します

■アプリ台帳の活用方法
　①更新日時から1ヶ月以内に更新されているや1年以上更新が無い事を洗い出して
　　必要なアプリと不必要と思われるアプリの洗い出しを行う
　②アプリの総数 454あり、アプリの洗い出しが時間をかけずにできた

うちでは、カスタムアプリの仕様書を整理するまでの必要性は感じませんが
たまにアプリの断捨離をするには、上記の様な作業をやっています。

メニュー(文字列)便利ですよね！
メニュー項目が多くなると探すのに時間がかかってしまうので、メニュー項目が20を超えるような場合は、カスタムアプリのリレーションを活用しています。
サイボウズさんにいくつかまとめていただいた記事があるので参考になれば幸いです。

https://office-users.cybozu.co.jp/magazine/magazine7/post-4301.html

https://office.cybozu.co.jp/cases/mecha/index.html

取引先アプリを別途作って、
更新項目があればコメント欄や備考欄(文字列(複数行))などに入力。

更新履歴を管理するアプリを以前運用していましたが、
現在は
運用管理 > アプリの基本情報 > メモ欄
に、変更履歴を入力しています。
ここで入力するのは、
項目やビューの追加や削除など、アプリ自体の改修に関わるものを記載しています🙆‍♂️