コメント失礼します。
属人化は本当に多い話だと思います！
ただ属人化する場合引き継ぐ方のリテラシーによっては仕様書でもご理解頂けない場合があります。そうなると誰にでもわかるようにと文書やキャプチャを使ったりと大変だと思うんです。兼務されている方であれば優先度が下がりやすいが、絶対あるべきものなはず！

なので、ちょっと乱暴かもしれませんが
容量とかの問題は一旦置きますが…
Web会議の録画機能を使い
実際に仕様書に書きたい動作や注意事項を説明動画として録画し格納、カスタムアプリに動画格納場所と概要情報記載、参考のサイボウズ公式資料添付という形で作成時間削減！

複雑なものはそれこそ仕様書を頑張るでもいいと思います。

ふぅさん
こんにちは！
ふぅさんサイボウズOfficeの運用頑張ってこられたんですね！0→1の運用は根気と気合がいりますよね💦

nakashimaさんがコメントされているように、カスタムアプリで作成したり、個人フォルダのメッセージ機能で作成したりすると、リンクなども貼りやすいかなと思います！
現在は、Q&Aが充実していたり、オフコミもあるので課題解決はしやすい環境にもなっていると思います。

当社の例【製造業(26人)サイボウズOffice12年目】ですが、下記のようなレベル分けをしています。
①入力出来る(26人)
②アプリを修正出来る(9人)
③いちからアプリを作ることが出来る(6人)
勉強会をしたり、適宜教え合いをしたりしています。

余談ですが、サイボウズOfficeに限らず属人化の問題があったので、去年から1週間の連続特別休暇制度を作りました。
会社から有給休暇とは別に特別休暇を5日間付与し、1週間連続して休んでもらうものです。
目的としては、
・社員さん、パートさんのリフレッシュ
・属人化の洗い出しと抑制(1週間連続して休むには、仕事を洗い出し引き継ぐ必要がある)
といった感じです。

少し話が脱線してしまいましたが、何か参考になることがあれば幸いです。

応援しています📣😊

ふぅさん
アンバサダーのnakashimaです。
うちは、Excelなどでドキュメント類を作ろうと思ったら
その内容をカスタムアプリで作ります。
マニュアルや仕様書は、添付のカスタムアプリでほぼ対応でき
フローチャートなどは、Excelにして添付したり、画像にして添付しています。
うちは、こんな感じでほぼペーパーレスで運用しています。

アイディアとしては、上記の様な内容で作ってサイボウズの運用マニュアルとするのであれば
サイボウズ Officeのマニュアルページのリンク先を追加するといいと思います。

がんばってください。