文書化はしておりませんが、
スケジュールの予定メニューに休み・休み（有給休暇）・休み（時間有給）等スケジュールに
入力するものを登録しています。（現在55通り/適宜追加しています）
入社時のサイボウズオフィスの説明会でスケジュールの
予定メニューを選択して入力する方法を説明しています。
スケジュールに登録するとカスタムアプリのスケジュール工数分析アプリで工数を算出することも
可能なため、重宝しています。
購買Gでは、スケジュールに納品予定・納品済のメニューを利用して担当者のスケジュールにも登録し情報共有してします。

弊社も明文化されたルールはないのですが…
・部屋や設備の予約はスケジュールに登録されたものが優先される⇒だから登録してね
・どの範囲の誰のスケジュールが把握できればいいのか
という2点を抑えておりました
あとは、スケジュールが空いていれば入れていいよというのもありかと思います

ザックリですが弊社の運用についてでございました（参考になるかどうか不明ですが💦）

きちんと文書化などはしておらず、各部署の口伝にはなってしまいますが、ルールは定まっていますね。。
外出時の移動に関しては、出発時間～貴社時間（直行・直帰の場合は勤務開始／終了時刻だが、それに前後しても連絡がつかないのであれば、連絡がつかない間の時刻）を記入するルールになっていますね…
調整中に関しては、ルールが定まっていませんが、私やシステム管理近い部署だと、一旦予定のタイトルに（仮）と入れておいて、確定したら「（仮）」を消すというやり方になっています。
弊社もその点整備せねば…！と見直せました、ありがとうございます！

ちなみに「予定メニュー」の選択が不適切だということで、今年に入って全社に周知を行いました。。

オンプレでの使用年数は不明（私の入社前から）、クラウドで2年目、アカウント数は150程度で運用させていただいています！

アンバサダーのnakashimaです。
サイボウズ歴23年　オンプレ　ユーザー数450名です。
うちは、運用のガイドラインは、ありません。
トップや上級者は、スケジュールを自己流で入れてます。
全体で20-25％程度は、活用してると思います。
スケジュール眺めるのが日課で楽しいと話すスタッフもいました。