サイボウズ Office はらっち流活用術 #001
今日は、現金出納帳について。
2019年2月10日に役員になって引き継いだものの一つが、
小口現金などの管理。
中小企業は一人何役もこなさなければなりません！😤
それが中小企業の醍醐味😆
今まではエクセルでの管理でしたが、
サイボウズ Officeを使い倒していたので、カスタムアプリへ移行。
カスタムアプリを作る前に注意した点は2つ
①入力は1行1レコード
②残高は集計機能を活用
③レシートNoのルール決め
一つ目のポイント❗️①入力は1行1レコード
1つの入力フォーム にいくつも入力出来るようにするのではなく
1つの入力フォーム に対して 1つの領収書
(※理由は、1つの入力画面で5つの領収書を入力出来る画面を作っても複雑になるし集計機能が上手く機能しなくなるので😅)
項目名は下記の通り
日付、レシートNo、勘定科目、収入、支出、収入ー支出、摘要(誰がどこになど)
※この時は、まだインボイスがない、、、2023年10月から項目を追加
この時困ったのが、残高をどうするか🤔
二つ目のポイント❗️②残高は集計機能を活用
→★解決策として
【集計機能】を活用しました。
そうすると現時点での 収入ー支出 を累計した結果が
集計で残高を選択した際に右下に表示されます。そうすると現時点での 収入ー支出 を累計した結果が
集計で残高を選択した際に右下に表示されます。
当社は会計事務所さんに月次の報告を翌月の10日までにしているので、csvで書き出したものを加工して提出しています。
三つ目のポイント❗️③レシートNoのルール決め
順番が前後してしまうのですが、
レシートNoは下記のルール決めで運用しています。
YYMM_000
例えば、2025年12月であれば、
2512_000
000の部分は1から連番でとっていきます。
自動採番も考えましたが手動の方が編集がしやすいので
領収書に手書きでナンバリングするのと同時に
2512_001
2512_002
という風に増やして行っています。
(202512_001としても良いですが、出来るだけシンプルな方がデータがスッキリするので必要最低限にしています！)
ここで、12月のデータを集計でまとめて欲しい時は、
レコード検索のところに
2512_
と入力
2512
だけじゃなく
2512_
まで入力するのが肝です😂
なぜならば、たまたま他の項目に2512などの情報が入ってるかもしれないから😅
そこで出てきた検索数と、2512_以下の数字が合っていると整合性完了🙆♂️
数字が異なる場合は、入力時に数字を飛ばしてる可能性もあります、、、
その後、会計事務所さんに提出する際には
その他の操作から
CSVファイルに書き出す
を選択しCSVにして提出する。
のですが、、、
エクセル側で一つ加工が必要です。
これはまたの機会に、、、😅
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