「オフコミ」〜サイボウズ Office コミュニティ〜

トークの部屋

2024/04/08 10:18

〈相談・シェアしたいこと〉
ワークフローの承認過程において、承認時に申請本文への追記は可能でしょうか?
(例:承認者が一部修正して承認。経理担当が確認時に管理番号を入力。など)
もし既出であれば申し訳ありません。

〈利用状況など〉
稟議書等の書類の電子保管への切り替えを検討しております。
利用している他サービスでも「ワークフロー」の利用ができるものがあるのですが、そのサービスは今後使用し続けるか未定のため、可能であればサイボウズでのワークフロー機能を活用したいと考えております。
そこで、上記のような追記が可能な機能があればと思ったのですが、マニュアル等にそれらしい記載が見当たらなかった為、投稿いたしました。
(特に新規取引先申請の際に経理の追記が必要となります。)
何卒、ご教示賜ります様お願いいたします。

3件のコメント (新着順)
ひつじのしっぽ
2024/04/08 20:25

かっつーさん

私も同じ疑問があって、調べたり、サポートに問い合わせたりしてみたことがあります…!

既出ですが、本文修正だとか、添付ファイルの追加、経路の変更、などはやはりできないようで、経理や総務での情報の追記を、コメントで行って管理しています。

カスタムアプリを作りこんでもいいですし、他のツールとの併用もいいなと私も検討してみましたが、実際のところ私の場合は、業務の方を簡素化させて、サイボウズのワークフローのみで運用をしています。

脱線してしまいますし、そこまで準備してほしいとお願いするには憚られますが、ワークフローやメッセージなど、基本的な機能はそれはそれとして存在して、
作りこみたいワークフロー用のカスタムアプリのシンプルテンプレート(「つくりこみたい」と「シンプル」とで矛盾しますが;)などがあればいいなぁと思ってしまいますね。

0から作るのはちょっとつらくても、テンプレートのあるカスタムアプリから修正・カスタマイズしていくのは大分容易だなぁ、週報とかタスク管理とかのテンプレートがありがたいなぁ、と日々感じております><


nakashima
2024/04/09 06:35

社内SE オンプレアンバサダーのnakashimaです。
カスタムアプリで作成をお勧めしますが、ステータス管理を使うのは、
難易度が高いのかなぁと思ってました。
みなさん、カスタムアプリのサンプル(テンプレート)を活用されているんですね、
共有タスク・・、ってと思っていたらサンプルであったりと、

うちの使い方は、稟議書をワークフローで流していますが
途中で質問があって、差戻されると時間かかってしまうので、
根回しではありませんが、
質問あれば、こちらにどうぞみたいなメールをワークフローの承認者と決裁者や
関係者宛に流して
少し時間をおいて、ワークフローを流すと、差し戻される事も無くスムーズに流れています。
参考になればと思います。

ひつじのしっぽ
2024/04/09 13:58

興味深い事例ありがとうございます…!
なるほど! 弊社の場合、差戻や却下は実際ほとんどなくて(明らかなミス・フォーム選択違い・内容が却下するしかないようなもののみ)、疑問などがあっても決裁、コメントに追加情報や修正を申請者に依頼して、社内でのチャットツール等、別なツールでのやりとりに移行してしまっています。。

こうしていて、稀にですが、後からデータの保管や突合が必要になった場合に手間になっているので、根回し用のもの、というのは良いですね…!参考として 弊社でも真似させてもらってもいいですか?



カスタムアプリのステータス管理は少し難易度が高いです…私はまっさらから作ったのはイレギュラーなひとつのみで、そのときには割と労力がかかってしまいました。
そのため、実際はテンプレートをいじっていることが多いです;;

nakashima
2024/04/09 14:30

どうぞー!!

かっつー
2024/04/09 17:29

ひつじのしっぽ様

ご返信ありがとうございます。
企業によって様々な回覧や運用方法があるかと思いますが、
どのような物を使用するにせよ、通常業務との並行だとなかなか労力も時間も必要ですよね、、、

カスタムアプリのことは当質問の返信欄で知ったので、実際にできる事できない事と作成した場合の使用感とを鑑みながら調べていこうと思います!

かっつー

神藤真未
2024/04/08 19:40

https://collaboflow.zendesk.com/hc/ja/articles/4407292999311-Q-%E6%89%BF%E8%AA%8D%E8%80%85%E3%81%8C%E7%94%B3%E8%AB%8B%E6%9B%B8%E3%81%AE%E4%B8%AD%E8%BA%AB%E3%82%92%E4%BF%AE%E6%AD%A3%E3%81%A7%E3%81%8D%E3%81%BE%E3%81%99%E3%81%8B

それか費用面もありますが、餅は餅屋精神でサイボウズofficeと連携できるコラボフロー…日本人の稟議に対しての要件は、割とできることが多いワークフローではあります。

運用カバーでサイボウズofficeで完結
要件重視であればコラボフロー
費用もコラボフォームとか組み合わせたら多少抑えられるのかもです。


かっつー
2024/04/09 09:00

神藤様

ご返信ありがとうございます。
コラボフローについて前任の者に確認したところ、当時は導入を検討していたようなのですが、費用面から見送りになったとの事でした。

知見が無いため興味でお伺いして大変恐縮なのですが、海外と日本では日本で言う"稟議"にあたる申請等の文化は大きくどういった違いがあるのでしょうか?

かっつー

神藤真未
2024/04/11 00:05

機能面や書式数が日本は圧倒的に多い
日本だと承認がおりないってよくあると思うんですが(いろんな人経由して差し戻しとかあったり放置したり)そもそも放置は職務怠慢だっていう意識がつよい
あとは、個人個人の決済権限をある程度持たされているので稟議の範囲が日本より狭い企業さん多いと思います。
この決済権限も、上の人達に集中させる日本とある程度裁量もたせて集中をさけているみたいなところもあるなぁーと

神田 大助
2024/04/08 13:21

かっつーさん、こんにちわ🌸

承認の際に本文の修正はできなさそうですね💦

>例:承認者が一部修正して承認。経理担当が確認時に管理番号を入力。など

上記場合の対応としては、承認画面でコメントをいれつつ差戻しにすれば、申請者がコメントを確認し、本文を修正することができます。修正後は再申請の流れになります。


かっつー
2024/04/08 13:35

神田様

ご返信いただきありがとうございます。
内容の操作は申請者しか行えないようですね、、、ご確認いただきありがとうございました。
これを踏まえた上での運用を検討していきます。

かっつー

神藤真未
2024/04/08 19:35

神田さん

経理の方の追記対応に関してはコメントというよりも、カスタムアプリで
新規取引番号取得アプリ→取得後申請あげるとかそんな感じです?

神田 大助
2024/04/10 17:03

返信遅くなりました💦
管理番号取得アプリで事前に番号を配布して、申請者に入力してもらうのは面白そうですね!
私のイメージとしては最初の承認者に経理を入れて、初回は必ず管理番号をコメントして差戻しし、再申請の時に本文の管理番号を入力しての運用を考えていました。

神藤真未
2024/04/10 23:45

経理の手間も減る感じがするのでありだなと、ただ独自の管理番号だと大変そうですが