2023/09/20 09:52
ワークフローデータの削除はどうされていますか。
今年の３月にクラウド版に移行し、それを機会にワークフローを14種類ほど作成し、5月から本格稼働を始めました。
件数は1,100件ほどなので容量的にもデータの削除まではいたらいないのですが、今後、の方針としてどの期間まで保存しておこうか悩んでいます。
総務関連がほとんどなのですが、総務部門は「検索しやすいからずーと残したい」のが本心のようですが。
まあ今までは紙が基本でしたからそうなりますよね(笑)
皆さんはデータ削除に関してルールを策定しておられたら差しさわりの無い範囲で教えていただけると助かります。
要望なのですが、ワークフローには稟議書などは添付ファイルがあるのですが、そのデータをバックアップするすべがないのですが、みなさんはどのようにされているでしょうか。
便利な機能があれば教えてください。
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投稿を表示ひつじのしっぽさん、nakashimaさん
コメントありがとうございます。
お二方とも半年、1年ごとの整理というのは、まめにされていますね
現在は、全体の容量を見て判断しており、いつかくるであろう「決断」に備えてコメント
したのですが、お二方とも、運用ルールを教えていただきありがとうございます。
当社ではメールに添付されるファイルが画像とか写真が多いので、メール運用は行ってお
らず、社内メッセージのみなのでHDD容量を圧迫するまでにはなっていません。
各添付ファイルは10MBにしていますので、余裕があるのだと思います。
来年の3月で丸1年なので、容量とお二方のルールを参考にして総務と相談してみようと
思います。
まあ、「5～60％ぐらいになったら言ってきて」といわれそうですが(笑)
サイボウズさん、ワークフロー添付ファイルの一括ダウンロード、検討してみてください
(^^)
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投稿を表示カズさん、こんにちは。
興味深い話題をありがとうございます。
弊社もワークフローを使用していて、データの扱いについては悩んでいます。
なお従前はオンプレでしたが、昨年12月からクラウド版を使用しています。
データ削除に関して、基本的には半年ごとにデータをダウンロード、
1年半が経過したものから削除していく、という方向性にしてます。
まだ実際に削除はしていないわけですが（
メールはひとり5GB、数名だけ業務上の都合で、無制限にしています。
添付ファイルに関しては、社外からのやりとりで制限されると困るため、無制限にしています。
毎月使用量を確認し、85％を上回ったユーザに関して、削除を依頼しています。
ワークフローは申請内容をCSVでダウンロードするのみとしています。
添付ファイルは基本的に決裁・却下の判断に必要なものなので、
ワークフローの内容としての保存は必要ないという判断にしました。
でも添付ファイルも一斉にダウンロードする機能は私も欲しいです…！
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投稿を表示カズさん
こんにちは、うちはオンプレです。
ワークフローは、毎年3月に2年経過したものを削除しています。
総務では、印刷して保存をしていると聞いてます。
メッセージは、古いメッセージは削除してとアナウンスしています。
メールは、『メールの利用状況』で溜まっている人にアナウンスして
削除を促しています。
年一回 3月に整理して、効果としてバックアップが少し早くなったとフィードバックしています。
添付は、5MB制限にしています。
オーバーする場合は、ファイルサーバが別途あるので、そのアドレスをリンクさせています。
小さくすれば、PDFなどを画質落として添付するなどいろいろと工夫してやってる様です。