サイボウズ Office の「ファイル管理」は、社内の文書や資料を共有するのに便利な機能です。
しかし、こんな風に感じる方もいらっしゃるかもしれません。
 
「自分がダウンロードして編集をしている間に、他の人が同じファイルを更新したら…？」
「誰がいつ更新したのか、わからなくなってしまうのでは…？」
「更新をしたことの報告や、内容に関する相談はどうすれば…？」
 
この記事では、資料をチームで更新する際に有効なファイル管理の活用テクニックを紹介します。

更新履歴にコメントを記録しよう

ファイルを更新すると、日時や更新者などの履歴が自動的に記録されます。
さらに、任意でコメントを記録しておくことができます。
このコメント機能を活用して、どんな更新をしたのか記録しておきましょう。

この機能を使うには…

ファイルを更新するときに「コメント」欄を記入するだけです。
どの程度の内容をコメントするのか、チーム内でルール化しておくのがおすすめです。

バージョン管理で上書きミスに対応

バージョン管理機能を有効にすると、過去のファイルを復活させることができます。
更新したファイルが壊れていたときや、間違った内容で更新してしまったときに、
過去のバージョンのファイルを確認したり、最新ファイルを置き換えることができ、
操作ミスによるファイルの紛失を防げます。

ファイルごとに1〜10世代前まで遡れるよう設定が変えられますので、データ利用量や格納するファイルの重要度などを参考に設定しましょう。

この機能を使うには…

事前に管理者は、バージョン管理の有効化を行いましょう。
ファイルを追加するときは「バージョン管理」の世代数を選択しましょう。
例えば2世代の場合「現在/現在から1つ前/現在から2つ前」のファイルが保持されます。

ロック機能で同時更新を防止

ロック機能は、ファイルの編集作業中にほかのユーザーが更新できないように制御する機能です。

Aさんがファイルをダウンロードして編集するときにロックをかけておけば、
Bさんがファイルを更新しようとしても「Aさんが編集中」と表示されます。
Bさんは「今はAさんが編集中か」と気付けるため、同時更新を防げます。

この機能を使うには…

事前に管理者は、ロック機能の有効化を実施しておきましょう。
ファイルを更新する時に「編集を開始する」をクリックすれば、ロック状態になります。

更新通知で最新情報をキャッチ

フォルダ単位で更新通知の設定ができます。
更新通知を設定したフォルダでのファイルの追加や更新があると、トップページの最新情報に通知が表示されます。

この機能を使うには…

フォルダの更新通知の設定を行いましょう。

固定リンクでスムーズにやりとり

ファイルについてメッセージなどでコミュニケーションするときには、「固定リンク」を活用するとスムーズにやりとりができます。
「固定リンク」とは、ワンクリックでファイルを格納した場所に直接アクセスできるURLです。
 

• 「このファイルを見ておいて」と伝えたいとき
• 「このファイルの更新内容について…」と相談するとき

このようなときに、そのファイルの「固定リンク」をコピーして相手に伝えると、迷うことなくファイルに辿り着くことができます。

この機能を使うには…

ファイルの詳細画面や一覧画面で固定リンクをコピーできます。
メッセージ等で情報を共有する際にコピーした固定リンクを貼り付けておくことで、
チームメンバーとのスムーズなやりとりが実現できます。

この記事では、皆で資料を更新していくときに使いたい、ファイル管理の機能を紹介しました。

資料の管理もサイボウズ Office の中で一元管理することで、更新のやりとりもノウハウの共有もスムーズになります。
「ダウンロードとアップロードが必要でちょっと面倒…」と思わずに、ぜひ活用してみてください！

皆さんはファイル管理をどのように活用していますか？
ぜひコメントで教えてください！

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