この業務、カスタムアプリと標準機能どっちを使う？判断のポイントを紹介！

サイボウズ Officeのプレミアムコースで使える「カスタムアプリ」。
日報や顧客管理など、自社にあわせた業務アプリケーションを作成できる人気機能です。

しかし、サイボウズ Office を使って社内の業務改善を検討しているお客様から、
「この業務、カスタムアプリと標準機能、どちらを使うのがいいんでしょうか…？」
というご相談もよくいただきます。

この記事では、次の業務をサイボウズ Officeで改善する上で
カスタムアプリと標準機能のどちらで行うか迷っている方に向けて、
判断のポイントを紹介します。

タスクの管理
勤怠管理
顧客の管理・対応履歴の管理

基本的な判断ポイント

カスタムアプリのメリットは、自社にあわせた設定が、柔軟にできることです。

🔗カスタムアプリって何？代表的な使い道や機能を紹介！

カスタムアプリと標準機能で迷ったとき、基本的な判断ポイントは以下の通りです。

項目などをアレンジして、自社にぴったりな状態にしたいなら、カスタムアプリ
複雑な設定をせずに、手軽に使い始めたいなら標準機能

ここからは、各業務ごとに、判断のポイントを紹介します。
自社で実現したい要件や運用イメージを踏まえて、どちらが最適かを判断しましょう。

タスクの管理

判断ポイント：タスクを皆で共有したいか？

タスクを管理する方法として、カスタムアプリと標準機能の「ToDoリスト」があります。
大きな違いは、タスクを皆で共有できるかどうかです。
カスタムアプリなら、タスクを皆で共有して進捗状況や担当者をチーム内で可視化できます。
標準機能のToDoリストは個人のタスク管理用なので、他の人のToDoを見ることはできません。

普段サイボウズ Office の活用支援をしているカスタマーサクセスチームがおすすめするのは、
カスタムアプリによるタスク管理です。
カスタムアプリなら、項目の追加やリマインダー通知など自社にあわせたカスタマイズも可能です。

皆でタスクを共有して、チームワークよく仕事をしていきましょう！

勤怠管理

判断ポイント：計算・集計まで行いたいか？

標準機能の「タイムカード」は、シンプルに時刻を記録する機能です。
手軽に時刻を記録するだけでOKなら、標準機能の「タイムカード」を使いましょう。

カスタムアプリの「勤怠管理パック」は、労働時間の計算や集計もできます。
計算や集計まで行いたいなら、カスタムアプリを選びましょう。
また「勤怠管理パック」には、休暇の管理に使えるアプリも入っています。

それぞれについて紹介した記事もご覧ください。
🔗タイムカードを使ってみよう
 🔗カスタムアプリ「勤怠管理パック」を徹底解説！

顧客の管理・対応履歴の管理

判断ポイント：スケジュールとの連携が必須か？

標準機能の「アドレス帳」と「報告書」のメリットは、スケジュールと連携して使えるです。
スケジュールとの連携機能を使いたいお客様は、標準機能が選ばれることが多いです。

一方、カスタムアプリはスケジュールとの連携はできないものの、設定が柔軟にできることがメリットです。
顧客情報として管理したい項目を追加して一覧を並べ替えたり、
応対履歴の内容にあわせて通知を出したりと、自社にぴったりの管理ができます。

また、顧客情報のアプリと応対履歴のアプリを紐づける「リレーション」の設定をしておけば、
関連するデータを見返すのもかんたんになります。

さらに、この他に売上管理のアプリや問い合わせ管理のアプリを作った場合も、顧客情報のアプリとの紐付けが可能です。
管理したい事柄が多い場合は、カスタムアプリがおすすめです。

標準機能の「アドレス帳」と「報告書」でも項目の追加や変更ができますが、カスタムアプリの方がより自由度は高いです。

カスタムアプリ同士を紐づける「リレーション」の設定方法は、以下の動画でご紹介しています。

この記事では、カスタムアプリと標準機能の、判断ポイントを紹介しました。
自社で実現したい要件や運用イメージを踏まえて、どちらが最適かを判断しましょう。

実際のカスタムアプリの使い始め方は、以下の記事をご覧ください！
🔗カスタムアプリを新規に作ってみよう！日報アプリを例に手順を解説！

皆さんの会社では、カスタムアプリと標準機能をどのように使い分けていますか？
ぜひコメントで教えてください！