カスタムアプリ「勤怠管理パック」を徹底解説！

サイボウズ Officeのプレミアムコースで使える「カスタムアプリ」。
日報や顧客管理など、自社にあわせた業務アプリケーションを作成できる人気機能です。

このカスタムアプリを使うと、簡易的な勤怠管理もできてしまいます。

紙や表計算ソフトで勤務時間を記録している
勤務時間の集計で毎月時間がかかっている
休暇の取得数や残数の計算が手作業で大変

このような方は、サンプルアプリ「勤怠管理パック」の利用を検討してみてください。
勤怠専用のシステムほど高機能ではありませんが、勤怠関連の管理を手軽に電子化でき、
手作業での集計の手間も軽減できます。

この記事では「勤怠管理パックを使い始めたけど、できることや仕組みがいまいちわからない…」
という方に向け、勤怠管理パックでできることと利用の流れ、計算や集計の仕組みを解説します。

勤怠管理パックでできること

サンプルアプリ「勤怠管理パック」でできることは、大きく分けて２つです。

　1.時間の集計（タイムカードアプリ）
　　出退勤の時刻を登録し、それをもとに労働時間や残業時間の月次集計ができます。
　
　2.休暇の集計（休暇管理アプリ・休暇日数マスタ）
　　年次有給休暇の取得数や残日数の集計ができます。取得前の申請・承認にも使えます。　

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

1.時間の集計（タイムカードアプリ）

勤怠管理パックの「タイムカード」アプリでは、登録した出退勤時刻と休憩時間をもとに、
労働時間や残業時間の自動計算ができます。
それらの時間を集計して、毎月各メンバーが合計何時間の勤務や残業をしたのかも算出できます。

利用の流れ
1.毎日の勤務を登録
　1日1データで、勤務記録を登録します。
　勤務の開始時刻・終了時刻を登録すると、その日の労働時間と残業時間が自動計算されます。

2.月次の集計を確認
　毎日登録される①のデータが、自動で集計されます。
　各メンバーの、合計の労働時間や残業時間が、集計表になります。
　CSVでの出力もできるので、給与計算システムなどへの取り込みも考えられます。

　※初期設定ではデータを誰でも閲覧可能ですが、アクセス権の設定をすると閲覧制限も可能です。
　アクセス権の設定方法は記事の最後でご紹介します。

計算の仕組み

入力された「開始時刻」「終了時刻」を使って計算をしています。
他に「休憩時間」「所定労働時間」「法定労働時間」の項目も計算に使用されます。

初期設定では、以下の４つの計算項目が設定されています。

計算項目	計算式
①「労働時間(休憩含む)」	終了時刻　−　開始時刻
②「労働時間」	労働時間(休憩含む)　−　休憩時間
③「総残業時間」	労働時間　−　所定労働時間
④「法定外残業時間」	労働時間　−　法定労働時間

①は、②を算出するための途中計算の項目です。集計に利用するのは②③④です。

例えば、所定労働時間が7時間のメンバーが、9:00〜19:00で勤務した場合、それぞれの計算項目の
計算内容と結果は、以下のようになります。

計算項目	計算式	計算結果
①「労働時間(休憩含む)」	19:00　−　9:00	10時間
②「労働時間」	10時間　−　休憩1時間	9時間
③「総残業時間」	9時間　−　所定労働時間7時間	2時間
④「法定外残業時間」	9時間　−　法定労働時間8時間	1時間

休憩時間や所定労働時間が違うときは？

休憩時間・所定労働時間・法定労働時間には、初期値で時間数が入力されています。

休憩時間　　　…初期値 1時間
所定労働時間　…初期値 8時間
法定労働時間　…初期値 8時間
就業規則や個人の契約によって、休憩時間や所定労働時間がもっと短いこともあるでしょう。

その場合は、これらの時間数を変更してもOKです。変更方法は２通りあります。

・方法①　本人が自分で変更する（勤務記録を登録するたびに変更）
　休憩時間や労働時間が、一部のメンバーだけ異なる場合は、この方法がおすすめです。
　変更漏れがないよう、あらかじめ社内で対象メンバーに変更箇所を周知しておいたり、
　管理者による画面上にコメントを記載しておくのがおすすめです。

・方法②　初期値を変えてしまう
　変更の必要があるのが、全員または過半数のメンバーの場合におすすめです。

項目のコメントや初期値を変更する場合は、マニュアルをご覧ください。

計算結果がマイナスになってしまったときは？

③総残業時間と④法定外残業時間はマイナスが算出されるケースがありますが、問題ありません。
集計を表示する際に、絞り込みでマイナスのレコードを除外することができます。

集計用の絞り込みでは、マイナスのレコードが除外されます。

2.休暇の集計（休暇管理アプリ・休暇日数マスタ）

「休暇管理」アプリは、年次有給休暇の取得を記録し、合計の取得日数や残日数の集計ができます。
休暇を取得する前の申請・承認にも使えます。

利用の流れ
1.年次有給休暇の付与
　事前に管理者が、各メンバーの年間の付与日数を登録します。

2.取得の登録
　各メンバーは、休暇の取得を決めたらアプリにレコード（休暇のデータ）を登録します。
　休暇の単位は、終日休（−1日）もしくは午前休・午後休（−0.5日）です。
　（あとで残日数を集計するために、休暇日数はマイナス値で登録します）

3.承認
　必要に応じて上長などが日付などを確認し、承認のチェックをつけます。
　（事前に承認する運用が不要の場合や、取得後の登録の場合、承認の操作は省略できます）

4.日数の集計
　各メンバーの休暇取得数の合計や、残日数を確認できます

　※年次の付与の際に消滅する日数があるときは、あわせてマイナス値で消滅日数を登録します。

「休暇日数マスタ」アプリって何？
「休暇日数マスタ」は、休暇管理アプリの補助的な位置付けのアプリです。
休暇管理アプリで②の登録をする際に、休暇の消費日数を自分で入力しなくても済むように、
「休暇日数マスタ」から消費日数を取得する仕組みになっています。

承認者に自動で通知をしたいときは？
休暇の事前承認も行いたい場合、承認者（上長など）に通知ができると便利ですよね。
休暇登録の際に「承認者」に指定された人のトップページに、通知を表示すことができます。

休暇管理アプリの[運用管理]>[通知]から「更新通知」を設定しましょう。
詳細な手順はマニュアルをご覧ください。

（設定例）

「通知条件」は「レコード追加」を選びます。
「トップページでの通知先」は「承認者」とします。

利用開始前の準備（ユーザー名の選択肢の設定）

タイムカードアプリも休暇管理アプリも、ユーザー名を選択する項目があります。

タイムカードアプリ…「名前」
休暇管理アプリ…「対象者」「承認者」（必要な場合のみ）

サンプルアプリを追加した直後の初期状態だと、これらの項目は選択肢が何も出てきません。
アプリを使い始める前に、これらの項目に選択肢としてユーザー名を設定する必要があります。

各アプリの[運用管理]>[項目]から設定しましょう。
あわせて、項目の「初期値」を「ログインユーザー」に設定しておくと、データを登録するときに
初めから自分の名前が表示されて便利です。
なお、「承認者」の項目が不要な場合は、最初に削除しておくのがいいでしょう。

設定の際は、以下の動画も参考にしてください。
別アプリ「日報」を例に、ユーザー名の選択肢の設定方法と、項目の削除方法を解説しています。
アプリ名や項目名などは異なりますが、操作の流れは同じです。

アクセス権の設定方法

タイムカードアプリも休暇管理アプリも、初期設定では、他の人の勤務記録や休暇登録を
誰でも見ることができます。この状態で特に問題ない場合はそのまま利用を開始してOKです。

ただ、「他の人の勤務記録や休暇登録が見えるのはちょっと…」という会社もあるでしょう。
そんなときは、アクセス権を設定することで、データの閲覧制限が可能です。

例えば、以下のような設定ができます。