サイボウズ Officeのプレミアムコースで使える「カスタムアプリ」。
日報や顧客管理など、自社にあわせた業務アプリケーションを作成できる人気機能です。

カスタムアプリを皆で使う上で、こんな声をよく聞きます。

「自分は使い方をわかっているけど、皆に伝わるかな…」
「この項目の入力方法、わからない人が多そうだな…」

サイボウズ Office の活用支援をしているカスタマーサクセスチームでは、アプリの画面上に説明文や注意書きを記載することをおすすめしています。

この記事では、カスタムアプリの画面上に説明や注意を書く方法を３通りご紹介します。

方法1. アプリの上部に書く
方法2. 各項目の上や下に書く
方法3. レコード画面の途中に書く

内容や重要度にあわせて方法を選び、設定してみてください。

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方法1. アプリの上部に書く

 

アプリを開いたときに、アプリ名の下に表示されるスペースを「メモ」と呼びます。
この「メモ」のスペースに、アプリに関する説明を記載することができます。

 

「メモ」は、アプリ自体に関する利用ルールや使い方などをまとめておくときに有効です。

各ユーザーは「メモを隠す」でメモスペースを閉じることもできます。このため、メモ内容の行数が少し多めになっても心配はありません。
「もう使い方は覚えたから、隠しておこう」と思う人はメモを閉じることができるため、「メモのスペースが長すぎて、アプリが使いにくい」ということもありません。
もちろん、隠したメモは再び表示ができます。

【手順】メモの記入方法

[運用管理]>[アプリの基本情報]から変更画面を開き、「メモ」を記入しましょう。
詳細な手順はマニュアルをご覧ください。

「メモを隠す」ことができるので、毎回絶対に読んでほしい重要事項を書くには向きません。
毎回読んでほしい内容の場合は、方法2や方法3がおすすめです。

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方法2. 各項目の上や下に書く

 

入力項目や選択項目に対して、説明を記載することができます。

特定の項目に関する、入力方法や注意点を短文で説明したい場合に有効です。
コメント（説明文）の位置は、初期設定では項目の下になりますが、上に変更もできます。
また、文字の色やサイズも変更できます。

【手順】項目のコメント（説明文）の入力方法

[運用管理]>[項目]から当該項目の変更画面を開き「コメント（説明文）」を入力しましょう。
詳細な手順はマニュアルをご覧ください。

 

【手順】位置・色・サイズの変更方法

①[運用管理]>[ビュー（詳細・登録）]を開きます（アクセス方法）
②任意の「ビュー」の「書式・条件書式」を開きます。
　※ビューが「（すべて）」のみの場合は、まずはビューを追加しましょう（ビューの追加手順）
③当該項目の「書式」の変更画面を開きます

④「コメントの書式設定」を変更します

⑤必要に応じて「最初に選択されるビュー」も設定しましょう。

方法2は、特定の項目に関する説明を、短文（１行）で書くときには向いていますが、
複数の項目に対する説明や見出しを書きたい場合や、内容が長くなってしまう場合には、方法3を検討しましょう。

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方法3. レコード画面の途中に書く

 

方法3は、レコードの画面（登録・編集画面、詳細画面）にコメントを記載する方法です。

• 複数の項目に対する説明文を記載したい
• 項目が多いので、見出しをつけて区切りたい

上記のようなケースで有効です。
項目の区切りを入れたい場合は、シンプルに「区切り線」を使う方法もおすすめです。
この画像では、「区切り線」とコメント表示を組み合わせています。

線が入っているところは、ビュー（詳細・登録）の設定で「区切り線」を追加しています。
「■■基本情報■■」「■■実績と予定■■」の文字は、「区切り線」を追加した上で、その区切り線を「コメント」に変更したものです。

コメントを表示したい場合は、まずは「区切り線」を追加した上で、ビュー（詳細・登録）の書式の設定で、区切り線を「コメント」に変更しましょう。

【手順】「区切り線」の追加

①[運用管理]>[ビュー（詳細・登録）]を開きます（アクセス方法）
②任意の「ビュー」の「変更」を開きます

　※ビューが「（すべて）」のみの場合は、ビューの追加画面を開きます（ビューの追加手順）
③「表示する項目」に「区切り線」を追加し、矢印ボタンで位置を調整します。

 

④必要に応じて「最初に選択されるビュー」も設定しましょう。

 

【手順】「区切り線」を「コメント」に変更

①[運用管理]>[ビュー（詳細・登録）]を開きます（アクセス方法）
②任意の「ビュー」の「書式・条件書式」を開きます

③区切り線の「書式」の「変更する」をクリックします

 

④区切り線の表示形式を「コメントを表示する」に変更し、文字を入力します

「書式編集」を選択すると、文字の色やサイズを変えて目立たせることができます

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この記事では、カスタムアプリの画面上に説明や注意を書く方法を３通りご紹介しました。
内容や重要度にあわせて適切な箇所にコメントを表示し、わかりやすいアプリにしていきましょう。

また、アプリを使い始める前に、説明会を開催したり、マニュアルを配布するのもおすすめです。
参考：【STEP4】基本的な利用ルールを社内に共有しよう

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