サイボウズ Officeの「掲示板」は、社内の連絡に使える機能です。
社員全員向けや、部内全員向けなどの一斉周知に向いています。
そんな掲示板を使い始めた方から、このような質問をいただくことがあります。

 

「組織カテゴリというのがあるけど、どう使えばいいの…？」
「部をまたいだメンバーに周知したいんだけど、どうすれば…？」
「掲示を読んでほしい人に通知がいっているのか、わからなくて…」

 

こんな方に向けて、この記事では、よくある周知のパターンごとに、
どのカテゴリを使うべきか、そして掲示をすると誰宛てに通知が出るのかを解説します。

 

• パターン①　全員宛ての掲示
• パターン②　特定の組織宛ての掲示
• パターン③　組織をまたいだメンバーへの掲示

 

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パターン①　全員宛ての掲示

 

掲示板の最も基本的な使い方、全員に向けた掲示です。

• カテゴリ：「全体」に掲示します。
• 通知　　：サイボウズ Officeを使っているメンバー全員に通知されます。

通知は、トップページの「最新情報」に表示されます（なお、掲示した本人には通知されません）。
通知の表示方法は、パターン②③でも同様です。

 

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パターン②　特定の組織宛ての掲示

 

特定の組織に宛てた周知です。
例として、営業部のメンバーに向けた周知をするケースだと、以下のようになります。

• カテゴリ：「組織カテゴリ」の「営業部」に掲示をします。
• 通知　　：「営業部」に所属しているメンバー全員に通知されます。

 

「組織カテゴリ」は「通知先の部署」だと覚えておきましょう。
組織の追加や、組織に所属するメンバーの設定は、あらかじめシステム管理者が行います。
詳しくはマニュアルをご覧ください。

🔗組織の追加方法
🔗組織の所属メンバーの追加方法

 

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パターン③　組織をまたいだメンバーへの掲示

 

「○○プロジェクト」「○○委員会」のような、組織を問わないメンバーへの周知です。
このケースでは、任意の「カテゴリ」を作って掲示をします。
「カテゴリ」は、システム管理者が作成します。

例えば、各部からメンバーを選出して結成された「安全委員会」に向けて掲示をしたい場合、
以下のようになります。

• カテゴリ：システム管理者が作った「安全委員会」というカテゴリに掲示します。
• 通知　　：カテゴリ「安全委員会」の設定で、通知先として指定されたメンバーに通知されます。

「カテゴリ」の作成方法は、🔗マニュアルをご覧ください。
「カテゴリ」を作るときに、あわせて通知先のメンバーも設定します。

以下の記事の後半では、カテゴリを階層表示のようにみせる方法も紹介しています。
🔗掲示板編(2)掲示板を便利に使おう

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「カテゴリ」を作るほどでもないときは…？

 

ここまでご紹介した通り、組織をまたいだ連絡は「カテゴリ」を追加するのがおすすめです。
しかし、こんなケースもあるかもしれません。

 

「少人数宛ての連絡なので、わざわざカテゴリを増やすほどでもない」
「単発の連絡なので、管理者にカテゴリを作ってもらう時間が惜しい」
「連絡のたびに宛先にしたいメンバーが違うので、カテゴリでは対応できない」

 

こんな場合は、メッセージを使いましょう。
メッセージなら、送信ごとに宛先を個人単位で指定できます。

 

関連記事：掲示板とメッセージ、どう使い分ける？

 

同じメンバーに対してメッセージを新たに作成する頻度が多くなってきたら、
掲示板のカテゴリを作ることを検討してもいいでしょう。

 

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この記事では、掲示板のカテゴリと通知を使いこなすヒントを紹介しました。

皆さんは掲示板の「カテゴリ」をどんな風に活用していますか？
ぜひコメントで教えてください！
 

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