「オフコミ」〜サイボウズ Office コミュニティ〜

トークの部屋

2023/06/07 16:29

初投稿します、はじめまして。

サイボウズを導入して半年ちょっと経ったのですが、なかなか社内に定着せず、『社内メッセージ』や『掲示板』も見ているのかいないのか、、という状況です。

社内メッセージについては、社外への送信ミス(宛先ミス)を防げることもあるので、社内へは「社内メッセージ」を使用してほしいところなのですが、Outlookメールと社内メッセージとで使い分けが面倒という意見がちらほら…。

みなさんの会社では、どのように社内メッセージを活用されてますでしょうか。
社内への浸透方法などよろしければお聞かせいただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

3件のコメント (新着順)
神田 大助
2023/06/08 21:32

Yukiさん、こんばんは!

私もメッセージを活用してもらうまで苦労しました。
私が感じた浸透ポイントはリアクション機能の活用です。
メッセージを見たらリアクションボタンを押すことをルールとして、すぐにリアクションくれる方には会った時に感謝を伝え、なかなか押してくれない方には声掛けや、たまにリアクションくれたときにはすぐに「ありがとう」と声掛けしてました。
時間はかかりましたが、繰り返しやっていくことでみんなが使ってくれるようになりました!
*リアクションの初期値は「確認しました」に変更して使ってます。

各機能について下記にヘルプのリンク貼っておきますので参考にどうぞ(^^)/
リアクション機能の使いかた
リアクションの初期値の設定

つぶやきカテゴリーでメッセージ機能などについても今後、書き込みしていきますので参考にどうぞ
アンバサダーのつぶやき


yuki
2023/06/14 10:25

コメントありがとうございます。
なんとなく、頑なに使うのを拒否されてる印象もあり、頭を悩ませています。
会社として社内間は社内メッセージを使う。とルール化できれば良いのですが、
今までOutlookメールにてやってきたので、社内にメールするのもわざわざサイボウズをあけるのが手間、、みたいです。

ネックの一番はサイボウズ内でアドレス帳を活用していないので、サイボウズから他社にメールが送れない、、という点なのかなと。
Outlookメールのアドレス帳から取り込むのもトリミングが必要のようなのでそんなに手間にならないようにまずはメールをサイボウズで見る、、というところから浸透させてもいいのかなとか、、

わたしもまだまだ使いこなせていないので、オフコミや利用マニュアル等で勉強中ですが、
そこで「こんなに便利な機能が!!?」と思うことも多々あるので、それを今後は社内にどう反映していくか、、も課題です。

せっかく便利な機能もたくさんあるので、試行錯誤しながら手放せない存在にさせたいです。笑

こんなに便利なのになー。。

nakashima
2023/06/08 08:47

yukiさん

こんにちは!!

社内での立ち位置は、サイボウズOfficeの管理者でしょうか?
私は、社内SEでOfficeの番人です。

うちも同じ悩みがあり、いろいろと試行錯誤して今のスタイルになっています。

①社内メッセージ
 ・確実に読んで欲しいもの
 ・部署や範囲を限定するもの
 ・コメントで状況を伝える案件

②掲示板
 ・既読を確認しなくても良いもの
 ・楽しい話題(ブログっぽいもの)

こんな感じです。
掲示板については、既読やだれが見たかを追跡できないので、
カスタムアプリに移行しました。
詳しくは、【社内SEのOffice活用術】№2 掲示板止めました!!
https://ofcom.cybozu.co.jp/chats/4yljuv8fgdwkatkk に掲載しています。

あとは、堅苦しいものばかりでは身構えてしまうので
楽しい話題や情報をブログ風に掲載するものありかと思います。
最近楽しい話題は、『今年も杏頂きました・・・』で、
添付の様な写真付きでアップしました。

がんばってください!!


yuki
2023/06/08 10:05

コメントありがとうございます。
立ち位置としては管理者・総務部というところです。

社内メッセージと掲示板の使い分け、基本的には同じような使い分けをしてはいますが、
そもそも見ない。。ログインしてない、、という方が半数以上いる状況のようです。
(私は本社から出向して3カ月になるのですが、本社は数年前からサイボウズを導入していて割とすぐ社内で浸透していたのでそのつもりで配信していたら、半数近く見ていない状況を知り、今試行錯誤の段階です。)

カスタムアプリはまだ勉強中ですので、今後参考にさせていただきます。
ありがとうございました♪^^

nakashima
2023/06/08 10:31

うちでOfficeが使われ始めた、きっかけを振り返ると
①残業や有休を手書きでやってましたが、手書きは受け付けない
 ワークフローのみ受け付けるとしたことで利用率がアップしました
②会社トップのスケジュールがオープンになって、スケジュールを積極的に公開された
③一日2回 出社時と帰宅前 一日2回ログインして情報収集してねとルールを設定した

この3点ぐらいでしょうか、もう20年以上も前なので今では、イントラで情報共有する事が
当たり前の様にできています。

yuki
2023/06/08 15:01

なるほど、ありがとうございます。

①は別のサービスを利用しているので、③は早速やってみますし、
総務部長より、各部長へ合わせて周知してもらうようしたいと思います。

メッセージ機能、ユーザーマニュアルから熟読しているところですが、
「あ、そんな機能まであったんだー」ってこともあり、余計に、みんな使えばいいのにな、と思ったところです。
合わせて、「メール」機能についても勉強してまずは自分が理解してから、社内に進めていければと思っています。

ありがとうございました^^

はらっち
2023/06/07 19:02

社内に浸透させるって最初ほど大変ですよね💦
既存のやり方から新しいやり方への抵抗感とか😅
あくまでも当社(25人製造業)の事例ですが参考まで!

①強制😅
社内感のやり取りはメールではなく個人フォルダ(メッセージ)を使うように通達しました。移行期間は1ヶ月くらい取りました。

②利便性の体感
個人フォルダの利便性を感じてもらうために、部署毎に周って使い方をレクチャーしました。
メールにはなく個人フォルダで出来る機能
例えば、
・閲覧状況
・確認しましたなどのリアクション機能
・アンケートの作成
など。

今では、社内間のやり取りは個人フォルダを使うのが文化になっています。

yukiさんのところのユーザー数は何人くらいですか?


yuki
2023/06/08 10:18

コメントありがとうございます。
こちらの規模は、26名(船会社・陸員)です。

おっしゃる通り、①の強制がいちばん手っ取り早いですよね。

そもそもログインもしていない方もいるようなのですが、
使っていてもスケジュールだけ、、という方がほとんどのようなので、
レクチャーは有効だと思いました。

現在、トップのお知らせや、社内メッセージ、Outlookメールの合わせ技で
サイボウズを活用してもらえるよう、まずは段階的に使用方法や活用方法など
メルマガのように配信して様子を伺っているところですが、今後レクチャーも視野に入れてみようと思います。

ありがとうございました^^