【初期設定ノウハウ02】　個人フォルダ（社内メール）

アンバサダーのげんたろうです。よろしくお願いします。
今後いろいろなノウハウをつぶやきたいと思いますので
よろしくお願いします。

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・個人フォルダとの出会い
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サイボウズ Officeを使い始めて、よくわからなかった機能が
「個人フォルダ」でした。
最初は、自分のpdfファイルなどを保存するのに使うのかと
思いあまり使用しませんでした。

みんなで使おう基本機能操作ガイドの目次を見ても
「個人フォルダ」の記載はありませんでした。
実はさらりと「メッセージ」として機能説明があります。

実は「社内メール」として利用すると大変便利なことに
気づきました。

・サイボウズ Officeの中での利用なので誤送信がない。
・既読確認ができるので誰が見ているかがすぐわかる。
・コメント機能がある。

実は社内浸透手帳のｐ１４の「親しみやすい機能名にアレンジ」
では、
「個人フォルダ」→「社内メール」の変更例の記載もあります。
（参考）社内浸透手帳等のリンクです。
https://office.cybozu.co.jp/support/catalog/

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・個人フォルダの初期設定
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1.「個人フォルダ」の社内メールへの名称変更
「システム設定」から「アプリケーションメニュー」を
開きます。「個人フォルダ」を変更を選択して
タイトルを「社内メール」に変更します。

2.閲覧状況の初期値
同じく「システム設定」から「メッセージ」を選択し、
「一般設定」を選択して、
「初期値の設定 閲覧状況確認機能の初期値」を「チェックあり」
にしてください。
これにより閲覧状況の確認が自動で行えるようになります。

※アイコンは「個人フォルダ」なのにシステム設定は
　なぜか「メッセージ」なんですよね。

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・おまけ
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私が導入のお手伝いをしたところで、問題になるのは
「社内メール」と「掲示板」の使い分けです。
私は基本は、「社内メール」１本をおすすめしています。
ユーザー目線になると、どこに情報があるかわからなく
なることが多いので、最初は「社内メール」で全て実施
がわかりやすいです。
また、発信者目線でも誰が読んでいるかすぐにわかります。

長くなりましたが、個人フォルダ（社内メール）を活用すると
情報共有が画期的に進みます。
どうぞ活用してみてください。